Die Ergebniswirksamkeit der wichtigsten Kostenhebel bestimmen

KOSTENSTRUKTURANALYSEN ERMÖGLICHEN ES, AKTUELL REALISIERBARE KOSTENSENKUNGSPOTENZIALE ZU ERKENNEN UND DARAUF BASIEREND „INTELLIGENTE“ MAßNAHMEN ZUR KOSTENOPTIMIERUNG ABZULEITEN. von Dr. Rainer Heger, TMG CONSULTANTS

Die Stimmung in der deutschen Industrie ist zurzeit so schlecht wie lange nicht mehr. Auch die Aussichten für die kommenden Monate sind alles andere als rosig. Die Marktbeobachter sind sich einig: der produzierenden Industrie steht eine Phase relativ hoher Unsicherheit ins Haus. Fakt ist allerdings auch, dass viele Industrieunternehmen auf einen möglichen Abschwung nur unzureichend vorbereitet sind. Überall werden zwar Gedankenspiele zu gegensteuernden Maßnahmen angestellt, oft mangelt es diesen Betrachtungen allerdings an einem ganz entscheidenden Element: der Transparenz im Hinblick auf die „wahre“ Wirtschaftlichkeit wesentlicher Bereiche und Produkte.

Die Daten aus dem internen Rechnungswesen reichen in aller Regel nicht aus, um diese so ungemein wichtige Transparenz herzustellen. Aus zahlreichen Projekten und einer Vielzahl von Gesprächen mit Führungskräften in der Industrie wissen wir, dass auch die Qualität der genutzten Steuerungs- und Kennzahlensysteme oft zu wünschen übriglässt. Mangels ausreichender Datenbasis ist es den Unternehmen daher nur schwerlich möglich, aussagekräftige Analysen zu fahren und – darauf basierend – „intelligente“ Maßnahmen zur Kostenreduzierung bzw. Ergebnisverbesserung abzuleiten.

Die aber sind in vielen Industrieunternehmen dringend nötig. Da alle aktuellen Prognosen zur Wirtschaftsentwicklung davon ausgehen, dass die von vielen erwartete Erholung im Verlauf der zweiten Jahreshälfte ausbleiben wird, nimmt in der Industrie die Dringlichkeit weiter zu, Kosten einzusparen und die Effizienz zu verbessern, wo immer dies sinnvoll ist. Viele Entscheider stehen hier vor der Frage, an welchen Stellen sie denn nun zu allererst anpacken sollen bzw. mit welchen Maßnahmen sich die größten Effekte im Hinblick auf Kostenreduzierung und Ergebnisverbesserung erzielen lassen.

Mit Kostenstrukturanalysen für Transparenz sorgen

Kostensenkungsmaßnahmen werden aus unserer Sicht in vielen Unternehmen mit allzu pauschalen Vorgaben und unzureichendem Wissen um die tatsächliche Ergebniswirksamkeit der verschiedenen Hebel aufgesetzt. Eventuell ist der Kostenblock, der auf den ersten Blick als viel zu groß erscheint und daher „um mindestens x Prozent gekappt“ werden soll, im Vergleich zu Referenzwerten ja gar nicht überhöht, während weniger im Fokus stehende Kostenpositionen eine weitaus größere Ergebniswirksamkeit entfalten könnten. Mit einer professionell durchgeführten Kostenstrukturanalyse lassen sich diese Erkenntnisdefizite und die fehlende Transparenz im Hinblick auf die Ergebnissensitivität der verschiedenen Kostenhebel weitgehend beseitigen.

Bei Kostenstrukturuntersuchungen besteht der erste Schritt immer darin, eine vollständige Zuordnung der Kosten nach Funktionen vorzunehmen. Wir begnügen uns bei diesen Projekten also nicht damit, die Zahlen aus dem internen Rechnungswesen des Kunden einfach zu übernehmen. Vielmehr schlüsseln wir die Daten aus der GuV detailliert auf die verschiedenen Unternehmensfunktionen auf. Im Endergebnis entsteht daraus ein klares Bild, welche Funktionen im Unternehmen welche Kosten verursachen. Darauf basierend wird es dann zum Beispiel möglich, Aussagen darüber zu treffen, welche Auswirkungen spezifische Stellhebel zur Kostenoptimierung auf Höhe und Struktur der Fixkosten und der variablen Kosten haben.

Ist diese Transparenz erst einmal hergestellt, lassen sich Diskussionen über Sinn und Machbarkeit bestimmter Maßnahmen zur Kostensenkung und Ergebnisverbesserung auf der Grundlage verbürgter Fakten führen. In vielen Fällen werden diese Diskussionen ja hoch emotional, bisweilen sogar „aus dem Bauch heraus“ geführt. Mit den Erkenntnissen aus der Kostenstrukturanalyse und dem Wissen um die Ergebniswirksamkeit der einzelnen Hebel schaffen wir eine Basis mit objektivierten Fakten: Nun lässt sich relativ schnell und auf eine effiziente Art und Weise ableiten, an welchen Stellen im Unternehmen wirklich angesetzt werden kann oder muss, um das Kostenniveau substanziell zu senken oder um ein bestimmtes Unternehmensergebnis zu erzielen.

Praxisbewährtes Vorgehen

Kostenstrukturanalysen können sowohl für ein Gesamtunternehmen als auch für einzelne Geschäftsbereiche oder Standorte durchgeführt werden. Das Vorgehen ist immer gleich.

Das Ergebnis der funktionsorientierten Kostenzuordnung lässt sich zusammengefasst in allgemein verständlicher Form visualisieren (Abbildung 1).

Mit Hilfe dieses Ansatzes kann äußerst effizient und in einer leicht nachvollziehbaren Art und Weise Klarheit darüber hergestellt werden, wie hoch die Kosten wirklich sind, die die einzelnen Funktionen aktuell verursachen und/oder wie sich diese funktionsbezogenen Kosten im Zeitablauf entwickelt haben (Zeitreihenvergleich). Das Vorgehen und die Ergebnisse einer Kostenstrukturanalyse liefern zudem Antworten auf wesentliche Fragestellungen einer kostenoptimierten Unternehmenssteuerung:

• Wie lässt sich die so wichtige Transparenz der wesentlichen Kostenpositionen und ihrer Anteile zur Bottom Line herstellen?
• Welches sind die größten Stellhebel und die erfolgversprechendsten Ansätze, um unter den gegebenen Rahmenbedingungen kurzfristige Ergebnisverbesserungen zu erzielen?
• Wie können auf diesen Erkenntnissen basierend „intelligente“ Kostenreduzierungsmaßnahmen entwickelt werden?
• Wie muss das unternehmensspezifische Steuerungs- und Kennzahlenmodell aufgebaut sein, um immer rechtzeitig über relevante Fehlentwicklungen im Bilde zu sein und zielführende Gegenmaßnahmen anstoßen zu können?

Da wir Analysen dieser Art im Laufe der vergangenen Jahre bereits für eine Vielzahl von Industrieunternehmen unterschiedlicher Größe und Ausrichtung durchgeführt haben, ist es uns bei einer konkreten Beauftragung möglich, auch Quervergleiche zu anderen Unternehmen – eventuell der gleichen Branche – anzustellen und Strukturauffälligkeiten festzustellen. Wenn dabei – wie in einem konkreten Kundenprojekt – ersichtlich wird, dass die gesamten Entwicklungskosten annähernd doppelt so hoch sind wie im Branchendurchschnitt, ist das eine Auffälligkeit, der man nachgehen muss. Der Wert an sich kann ja durchaus seine Berechtigung haben. Genauso könnte dies aber auch ein erster Hinweis auf Ineffizienzen bei der Erbringung von Entwicklungsleistungen sein.

In einem kürzlich abgeschlossenen Kundenprojekt ist es uns auf der Grundlage einer zuvor durchgeführten Kostenstruktur- und Sensitivitätsanalyse zum Beispiel gelungen, statt der zunächst geplanten Reduzierung der Personalkosten in der Produktion um 20 Prozent durch eine Kombination mehrerer Maßnahmen in unterschiedlichen funktionalen Bereichen des Unternehmens die gleiche Hebelwirkung auf das Betriebsergebnis zu erzielen – ohne die entsprechende Anzahl von Mitarbeitern freisetzen zu müssen. Möglich war dies nur, weil wir dem Kunden klar aufzeigen konnten, dass es im Unternehmen andere Kostenblöcke und -positionen gibt, die sich wesentlich leichter herunterfahren lassen und die trotzdem die gewünschten Effekte generieren.

Gerade in Zeiten, die von einer gehörigen Portion Unsicherheit geprägt sind, ist schnelles Handeln erforderlich. Eine Kostenstrukturanalyse lässt sich in aller Regel innerhalb von ein bis zwei Wochen in der erforderlichen Detailliertheit durchführen. Die Erkenntnisse daraus liefern die Grundlage für eine sachliche Bewertung der Ergebniswirksamkeit bestimmter Maßnahmen sowie für fruchtbringende Diskussionen zu wirklich „intelligenten“ Kostenoptimierungsansätzen.

Den kurzfristigen Nutzen dieses Ansatzes sehen wir vor allem in folgenden Punkten:

• Man erhält Transparenz im Hinblick auf Wirtschaftlichkeit, Kostenkategorien und Kostenanteilen.
• Die Relation der Fixkosten zu den variablen zeigt klar auf, wie das Ergebnis auf Umsatz- und Mengenänderungen reagiert.
• Die Analyse kann als Basis für ein Benchmarking – zum Beispiel zwischen Standorten – verwendet werden.
• Sie ist Entscheidungsgrundlage für Ableitung und Umsetzung intelligenter Kostensenkungsmaßnahmen.
• Bei konsequenter Anwendung über einen längeren Zeitraum lassen sich Vergleiche anstellen, die Rückschlüsse auf Kostenstrukturveränderungen im Zeitablauf erlauben.

Aus den Ergebnissen der Analyse und den Sensitivitätsbetrachtungen lassen sich zudem Kennzahlen ableiten, die anschließend in das KPI-Gesamtsystem eines Unternehmens integriert werden können.