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Mit intelligenter Digitalisierung zum optimierten Lieferanten-Netzwerk

Mit intelligenter Digitalisierung zum optimierten Lieferanten-Netzwerk

DIE DIGITALISIERUNG BIETET DEM EINKAUF DIE CHANCE, SIGNIFIKANTE ZEIT-, KOSTEN- UND RESSOURCENEINSPARUNGEN ZU ERZIELEN UND DIE QUALITÄT IM SOURCING AUF EIN NEUES NIVEAU ZU HEBEN Wojciech Bolesta und Manuel Gard, TMG CONSULTANTS

Die digitale Transformation macht vor keinem funktionalen Bereich halt. Auch nicht vor dem Einkauf, in dem eine Menge ungenutzter Potenziale schlummern, die mit intelligenten Digitalisierungslösungen realisiert werden können. Ansatzpunkte bieten neben der eigentlichen Prozess­digitalisierung vor allem das Lieferanten-Scouting: Aufgaben, für die Einkäufer im Normalfall mehrere Wochen benötigen, lassen sich – wie die Praxis zeigt – unter Zuhilfenahme einer fortschrittlichen, auf Big Data und Künstlicher Intelligenz fußenden Digitalisierungslösung in wenigen Stunden bewältigen. Mittelständische Unternehmen erhalten über die Digitalisierung im Einkauf auf einmal eine Schlagkraft, über die sonst nur Konzerne verfügen. Konzerne hingegen können weitere Digitalisierungspotenziale ausschöpfen und unter Umständen verkrustete Strukturen wieder aufbrechen. Die Potenziale reichen von substanziellen Ressourcen­einsparungen in finanzieller und personeller Hinsicht über deutliche Effizienzverbesserungen im Beschaffungsprozess bis hin zu qualitativ besseren (Scouting-)Ergebnissen sowie deutlich niedrigeren Einkaufspreisen. Um diese Vorteile zu realisieren, bedarf es allerdings weit mehr als der reinen Implementierung eines Tools.

„Das wichtigste Alleinstellungsmerkmal des Einkaufs ist seine Lieferanten-Kompetenz – besonders in der produzierenden Industrie“. Diese Einschätzung steht jedenfalls so wortwörtlich auf der Website des Bundesverbandes Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME), der Standesorganisation aller Einkäufer.1

1 - www.bme.de/bmebcg-studie-einkaufsabteilungen-muessen-sich-neu-erfinden-1673

Dem Argument stimmen wir zu. Was die Qualität dieser Lieferanten-Kompetenz angeht, kann man allerdings geteilter Meinung sein: Trotz wachsender Dynamik auf den Beschaffungsmärkten zeigen Einkäufer meist wenig Neigung, gewohnte Pfade zu verlassen und konsequent nach Alternativen zu ihren Stammlieferanten zu fahnden. Alternative Angebote werden zwar angefragt und eruiert. In vielen Fällen geschieht dies aber nur „pro forma“, um den Einkaufsrichtlinien des Unternehmens zu genügen. Im Prinzip haben es sich beide Parteien im Laufe der Jahre in einer Art Komfortzone bequem gemacht – nach dem Motto: man kennt sich, man schätzt sich und weiß, was man in den Verhandlungsrunden vom jeweils anderen zu erwarten hat.

Hinzu kommt: Der Scouting-Prozess für infrage kommende Lieferanten ist arbeitsaufwendig und zeitintensiv. Sourcing-Erfolge hängen in hohem Maße vom Know-how des Einkäufers bzw. der betreffenden Abteilung und deren Vernetzung ab. Als Konsequenz des aufwendigen Lieferanten-Screening- und Onboarding-Prozesses ist Single Sourcing in der produzierenden Industrie auch heute noch eher die Regel als die Ausnahme – trotz der Risiken, die zum Beispiel bei einem Ad-hoc-Ausfall des Lieferanten durch höhere Gewalt drohen.

In manchen Fällen gelingt es dem Einkauf trotz aller Widrigkeiten sogar, global zu sourcen und den einen oder anderen passenden Lieferanten in Osteuropa oder China ausfindig zu machen. Doch wie qualifiziert und engagiert ein Einkäufer dabei auch vorgehen mag: Der Beschaffungsmarkt verändert sich vor dem Hintergrund der immer weiter voranschreitenden Globalisierung derart rasant, dass das klassische Vorgehen der Lieferantensuche langwierig ist und zudem mehr und mehr an seine Grenzen stößt. Auch ein objektiv guter Einkäufer ist heutzutage kaum in der Lage, alle relevanten Informationen zu potenziell infrage kommenden Lieferanten zu erfassen und zu verarbeiten – zumindest ist dies nicht in der erforderlichen Geschwindigkeit und mit der für einen ersten „Wurf“ gebotenen Qualität möglich.

 

Intelligente Digitalisierung verändert die Spielregeln im Einkauf

Intelligente digitale Lösungen können aus unserer Sicht bei der Lieferantensuche der entscheidende Hebel sein, um signifikante Zeit-, Kosten- und Ressourceneinsparungen zu erzielen und die Qualität der Suchergebnisse generell auf ein neues Niveau zu heben. Dies zeigen zum Beispiel konkrete Zahlen aus aktuellen Projekten, die auf unserem Digital-Sourcing-Ansatz basieren. Der digitalisierte Scouting- und Sourcing-Prozess verkürzt die Abläufe bis zur Anfrage an den potenziellen Lieferanten auf wenige Tage. Such- und Validierungssaufgaben, für die ein Einkäufer mehrere Wochen benötigen würde, lassen sich innerhalb weniger Stunden erledigen. Generell können weitaus mehr Lieferkandidaten ermittelt und bewertet werden, als dies ein Einkäufer mit den ihm zur Verfügung stehenden Bordmitteln je tun könnte. Die Trefferquote ist signifikant höher.

 

Abbildung 1:
Größere Screening-Reichweite und -Geschwindigkeit führen beim digitalen Sourcing zu schnelleren und besseren Ergebnissen

In der Praxis hat sich zudem gezeigt, dass nicht nur die Anzahl infrage kommender Lieferanten gesteigert werden kann. In den Fokus kommen vielmehr auch qualitativ bessere Kandidaten, die bis dato in keinem der angestammten Lieferbeziehungen aufgetaucht waren. Nicht selten können diese Lieferanten mit günstigeren und dennoch qualitativ wettbewerbsfähigen Angeboten aufwarten. Allein durch das Gesetz der großen Zahl darf bei einem Digital-Sourcing-Ansatz mit Kostensenkungen bei den Einkaufspreisen rechnen.

Zu realisieren sind die erwähnten Verbesserungen beim Lieferanten-Scouting durch eine komplett neue Herangehensweise, die durch den Einsatz von Big Data in Verbindung mit künstlicher Intelli­genz ermöglicht wird. Hierbei handelt es sich um eine cloud-basierte B2B-Lieferanten-Einkäufer-Plattform, die darauf ausgerichtet ist, den Einkäufer mit intelligenten Such-Algorithmen, dynamischen statt statischen Daten sowie innovativen Kollaborations-Funktionen bei der Identifizierung und Evaluierung potenzieller Lieferanten zu unterstützen.

 

Abbildung 2:
Cloud-basierter Digital-Sourcing-Ansatz: Innovative Unterstützung bei der Identifizierung und Evaluierung potenzieller Lieferanten

Basierend auf einer Datenbasis von über 3 Mrd. Datenpunkten lassen sich so völlig neue Einblicke in den Beschaffungsmarkt gewinnen. Die Datenbasis umfasst nicht nur Millionen an dynamisch zusammengestellten Unternehmensdaten, sondern auch Informationen über Kunden-Lieferanten-Beziehungen einschließlich detaillierter Einblicke zu gehandelten Produktkategorien. Unter anderem ist es sogar möglich, die Lieferketten von bestehenden Marktsegmenten abzubilden.

Der Kern des Ansatzes, die Künstliche Intelligenz, kann die Milliarden an gesammelten Datenpunkten zielgerichtet so verarbeiten und verknüpfen, dass der Nutzer schnell die gesuchten Ergebnisse erhält – automatisiert und ohne dafür weitere Ressourcen aufbringen zu müssen.

Die KI-gestützte Lösung hilft Einkäufern aber nicht nur, weltweit neue interessante Lieferanten zu finden und die Vorauswahl zu beschleunigen. Der Ansatz erlaubt es auch, die Vertrauenswürdigkeit von Lieferanten objektiv zu messen. Dies geschieht in einer Erst-Validierung anhand der Lieferbeziehungen, der getätigten Umsätze und/oder der Finanzstabilität.

Dies ist aber nur ein Beispiel, wie schnell sich Rahmenbedingungen und Spielregeln im Einkauf unter dem Einfluss innovativer digitaler Lösungen verändern. Jedes produzierende Unternehmen sollte sich aus unserer Sicht daher intensiv mit der Frage auseinandersetzen, ob sein Einkauf vor dem Hintergrund der neuen Möglichkeiten noch wettbewerbsfähig sein wird bzw. wie dort künftig gearbeitet werden soll. Denn schon heute lassen sich mit Hilfe intelligenter digitaler Lösungen nicht nur die Einkaufspreise signifikant und nachhaltig senken, sondern auch die Prozesse in der Beschaffung effizienter und effektiver gestalten.

 

Wertigkeit des Einkaufs verlagert sich

Mit der Einführung eines Tools ist es hier natürlich nicht getan. Es geht auch um die Ausarbeitung einer zukunftsfähigen Einkaufsorganisation – einschließlich angepasster Arbeitsabläufe unter Verwendung des Enablers „Digitalisierung“. Jedes Unternehmen wird hier seinen eigenen Weg finden müssen – abhängig vom bereits erreichten digitalen Reifegrad. Klar muss den Verantwortlichen aber sein, dass es in jedem Fall einen neuen Zuschnitt an Aufgaben und Verantwortlichkeiten geben wird. Denn: Wenn es eine Technologie gibt, die operative Aufgaben wie das Suchen nach Lieferanten weitestgehend automatisiert und qualitativ verbessert, dann wird dies nicht ohne Auswirkungen auf den bisherigen Tätigkeitsbereich des Einkäufers bleiben.

Stark repetitive Tätigkeiten fallen weg. Die bislang dafür aufgewendete Zeit kann ein Einkäufer nun gezielt in „spannendere“ Aktivitäten lenken – zum Beispiel in die Lieferanten-Qualifizierung oder generell in die Ausweitung strategischer Beschaffungsaufgaben. Die Wertigkeit des Einkaufs wird sich mit zunehmender Digitalisierung verlagern. Das Tätigkeitsfeld wird interessanter, moderner und daher auch für jüngere Mitarbeiter attraktiv. Insbesondere, weil sich der „Mitarbeiter von morgen“ einen Job ohne Nutzung digitaler Technologien oft überhaupt nicht mehr vorstellen kann.

Durch Digitalisierung lassen sich im Einkauf also nicht nur handfeste Kostenvorteile erzielen. Die „modernen“ Arbeitsinhalte und der Einsatz innovativer Technologien in vermeintlich „alten“ Arbeitsprozessen helfen Unternehmen auch, ihre Attraktivität als Arbeitgeber zu steigern.

Bei der Implementierung digitaler Lösungen geht es dem Einkauf natürlich nicht anders als anderen funktionalen Bereichen: Neuerungen dieser Art bringen immer eine gewisse Unruhe in eine Organisation – auch, weil Menschen ihr Verhalten nun mal nicht gerne ändern. Unabhängig davon wird es auch Mitarbeiter geben, die vom Grundsatz her gegen mehr Freiräume sind, die es ihnen ermöglichen, verstärkt strategischen Aufgaben nachzugehen. „Das haben wir doch immer schon so gemacht“ ist und bleibt ein hartnäckiges, wenngleich schwaches Argument. Jedes Unternehmen wird hier individuell entscheiden müssen, wie es mit diesen Mitarbeitern und der sich hierdurch ergebenden Situation umgeht.

Der Fortschritt wird sich jedoch nicht aufhalten lassen. Organisatorisch kann es daher zum Beispiel Sinn machen, ein spezialisiertes Team als ein digitales Einkaufs-Team zu etablieren und in enger Kollaboration mit den klassischen Einkaufsfunktionen entsprechende Digitalisierungspotenziale realisieren zu lassen. Eine ebenfalls in der Praxis bewährte Option besteht darin, einige digital-affine Mitarbeiter auszuwählen, die sich innerhalb der Einkaufsorganisation dann ausschließlich mit der Lieferanten-Vorauswahl beschäftigen und diesen Prozessschritt digital-gestützt deutlich beschleunigen. Nachfolgende Prozessschritte können dann ganz normal auf die klassische Art und Weise durchgeführt werden. Trotz aller Digitalisierung werden Einkäufer auch weiterhin Lieferanten persönlich kennenlernen, sich die Produktion anschauen und ihn dann qualifizieren müssen. Mit Hilfe der Digitalisierung lässt sich allerdings wesentlich profunder entscheiden, wo es sich lohnt, mit Lieferanten in detaillierte Gespräche einzusteigen und wo eben nicht.

Neben den organisatorischen Anpassungserfordernissen müssen die Unternehmen natürlich auch eine grundlegende Entscheidung darüber treffen, bei welchen einkaufsspezifischen Themen sie in die Digitalisierung einsteigen wollen. Eine Blaupause gibt es hierfür nicht: Jedes Unternehmen unterliegt eigenen Rahmenbedingungen und besitzt einen spezifischen Reifegrad – sowohl was die Professionalität seines Einkaufs betrifft als auch im Hinblick auf den Digitalisierungsstatus. Im Rahmen eines Kundenprojektes haben wir – um ein konkretes Beispiel aufzuzeigen – die folgenden Ansatzpunkte für nachhaltige Verbesserungen identifiziert.

 

Abbildung 3:
Ansatzpunkte für nachhaltige Verbesserungen durch Digitalisierung (Beispiel aus einem Kundenprojekt)

Was uns zu denken gibt: Digitale Technologien, Ansätze und Tools fassen auch im Einkauf mehr und mehr Fuß. Vielen Entscheidern dort ist allerdings noch gar nicht oder nur in Ansätzen bewusst, was technologisch heute bereits machbar ist und welche Potenziale sich über intelligente digitale Lösungen erschließen lassen. Zu große Skepsis auf diesem Gebiet könnte ein Unternehmen allerdings teuer zu stehen kommen: Wettbewerber, die auf dem Weg in die Digitalisierung schon ein Stück weiter sind, könnten aus der abwartenden Haltung entscheidende Vorteile ziehen. Der Großteil des EBIT wird heutzutage schließlich über den Einkauf generiert.

Andererseits gilt genauso: Wer jetzt auf digitale Lösungen setzt und damit arbeitet, hat noch die Chance, alle Vorteile für sich zu nutzen. Irgendwann wird es diesen Einkaufsvorteil gegenüber Wettbewerbern nicht mehr geben. Digitalisierungslösungen im Einkauf sind dann „State of the Art“.

TMG INSIGHTS 08: "Antriebskonzepte der Zukunft"

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