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„Operations-Quick-Check“: Schnell die richtigen Hebel für Kostensenkungen identifizieren

„Operations-Quick-Check“: Schnell die richtigen Hebel für Kostensenkungen identifizieren

VIELE INDUSTRIEUNTERNEHMEN STEHEN AKTUELL VOR DER FRAGE, WIE SIE AUCH IM BEREICH „OPERATIONS“ MÖGLICHST SCHNELL UND SUBSTANZIELL DIE KOSTEN HERUNTERFAHREN KÖNNEN. von Carsten Osenberg, TMG CONSULTANTS

Die anhaltende Nachfrageschwäche hat bei manchen Industrieunternehmen – insbesondere in der Automobilzulieferbranche und im Maschinenbau – zu Auftragseinbrüchen von 20 Prozent und mehr geführt. Oft reicht in solchen Situationen das Standardrepertoire kostensenkender Maßnahmen – allen voran der Abbau von Zeitkonten und das Freisetzen von Leihkräften – nicht aus, um wieder festen Boden unter die Füße zu bekommen. Wo aber soll man nun noch ansetzen? Und vor allem: Wie tief dürfen die Einschnitte mit Blick auf das zukünftige Geschäft überhaupt sein? Nach TMG-Erfahrungen ist ein „Operations-Quick-Check“ hervorragend geeignet, um sehr schnell ein klares Bild darüber zu bekommen, in welchen Bereichen noch Kostenpotenziale vorhanden sind und mit welchen Maßnahmen diese zeitnah gehoben werden können, ohne sich damit selbst der Chance zu berauben, bei anziehender Konjunktur sofort wieder durchzustarten.

Viele Industrieunternehmen haben im Bereich „Operations“ Speck angesetzt. Jetzt, wo die Konjunktur schon seit längerem schwächelt, wird der „Speck der guten Jahre“ auf einmal zum Ballast. Strukturen und Abläufe passen in vielen Werken nicht mehr zu den geänderten Marktanforderungen.

Im Aufschwung lag das Hauptaugenmerk in den Unternehmen zumeist auf dem Output und der auftragsgerechten Kundenbelieferung. Gängige Praxis war, im Zweifel zu viel als zu knapp zu rekrutieren, auch wenn die Mannschaft dann nicht immer zu 100 Prozent ausgelastet werden konnte. Personal verfügbar zu haben, war im Wachstum wichtiger als die tatsächliche Auslastungsquote. Jetzt gilt es für die Unternehmen, wieder zurückzurudern und alle Register zu ziehen, um sich von unnötigem „Ballast“ zu befreien und vom überhöhten Kostenniveau wieder herunterzukommen. Zeitkonten werden abgebaut, Verträge von Zeitarbeitskräften nicht verlängert. Viele Betriebe haben auch bereits Kurzarbeit beantragt oder sind dabei, Teile ihrer Produktion nach Osteuropa zu verlagern.1

1 - Siehe hierzu auch den Beitrag „Kurzfristig Kostenvorteile im Produktionsnetz generieren“

In manchen Fällen reichen die gängigen Standardmaßnahmen allerdings nicht aus, um ein Unternehmen angesichts der geänderten konjunkturellen und strukturellen Rahmenbedingungen auf der Kostenseite wieder „auf Kurs“ zu bringen. So war es auch bei einem mittelständischen Industrieunternehmen, das uns im vergangenen Jahr um Unterstützung bei seinen Vorhaben zur Kosteneinsparung gebeten hatte. Die Verantwortlichen hatten die naheliegenden Maßnahmen zur Kostensenkung bereits umgesetzt. Weitere Einsparungen in substanzieller Höhe waren allerdings zwingend erforderlich, um mit der anhaltenden Auftragsflaute klar zu kommen und die Abwärtstendenz zu stoppen. Unserem Kunden war bewusst, dass er handeln musste. Die Verantwortlichen waren sich zunächst allerdings nicht sicher, wo genau sie im Unternehmen ansetzen sollten und wo es überhaupt noch Chancen gab, Kosten in der erforderlichen Höhe einzusparen.

 

Quick-Check sorgt schnell für Klarheit

Wenn es darum geht, zu eruieren, in welchem Bereich die Hebelwirkung kostensenkender Maßnahmen besonders groß ist und wo und wie genau man angreifen sollte, um latente Kostenpotenziale zu erschließen, ist ein Quick-Check eine exzellente Option. Dies haben wir unserem Kunden auch vorgeschlagen. Bei dem von uns speziell für Industrieunternehmen konzipierten „Quick-Check Produktion“ handelt es sich um eine aufeinander abgestimmte Kombination aus einem strukturierten Werksrundgang, Interviews mit gezielt ausgewählten Schlüsselpersonen des Auftraggebers, speziellen Workshops und dem Zusammentragen und Auswerten einer Vielzahl von Zahlen, Daten und Fakten, die uns vom Unternehmen zur Verfügung gestellt werden (müssen). Die Mischung dieser unterschiedlichen Informationsinputs ermöglicht es uns, in relativ kurzer Zeit eine realistische Vorstellung davon zu bekommen, wo die wirklichen „Knackpunkte“ in dem betreffenden Unternehmen liegen. Auf Basis des kurzen Prozesses, den wir dabei durchlaufen, können wir bereits erste Einschätzungen vornehmen, etwa

  • in welchen Bereichen die Handlungsbedarfe besonders groß sind
  • wo die Maßnahmenschwerpunkte liegen sollten
  • in welcher Größenordnung Kosteneinsparungen möglich sind und
  • an welchen Stellen noch tiefer nachgeschaut werden sollte, um Klarheit über weitere vermutete Kostenpotenziale zu bekommen.

Für einen Quick-Check in der Produktion benötigen wir – je nach Unternehmensgröße – zwischen fünf und zehn Tage. Dabei erheben und bewerten wir nicht nur – wie dies normalerweise bei Quick-Checks der Fall ist – die zur Verfügung gestellten Daten und Fakten. Vielmehr nehmen wir über die Interviews, die Workshops und den Werksrundgang jeweils auch die DNA und den Puls des jeweiligen Unternehmens auf.

Der TMG Quick-Check hat also immer mehrere Dimensionen. Wir begnügen uns nicht damit, aufzuzeigen, wo kurzfristig noch „Luft abgelassen“ werden kann, sondern behalten bei allem grundsätzlich im Blick, was zu tun ist, damit das Unternehmen auch in Zukunft wieder „gut atmen“ kann und erfolgversprechend aufgestellt ist.

Über die Interviews und spezielle Workshops versuchen wir jeweils, alle relevanten Personen aus den unterschiedlichen Disziplinen eines Unternehmens in den Check einzubinden. Wir halten dies für ungemein wichtig, damit sich im weiteren Verlauf auch die Mannschaft mit den Ergebnissen des Quick-Checks identifizieren kann. Jede Veränderung braucht Akzeptanz. Wenn wichtige Mitarbeiter im Quick-Check mitgearbeitet haben, erhöht dies nach aller Erfahrung die Wahrscheinlichkeit enorm, dass die erarbeiteten Ergebnisse dann auch mit der nötigen Konsequenz und Eigenmotivation umgesetzt werden.

 

Abbildung 1:
Typisches TMG-Vorgehen „Quick-Check Produktion“

In dem erwähnten Beratungsprojekt haben wir dem Kunden zum Beispiel anhand verschiedener methodischer Ansätze und Benchmark-Daten aufzeigen können, wo wir die prioritären Handlungsfelder sehen und welches Kostenpotenzial – dargestellt als Headcount – sich dort erschließen lässt. Mit dieser Ausrichtung ist der Quick-Check eine objektive, realistische Potenzialanalyse, mit der sich aufzeigen lässt, was es überhaupt noch an wirksamen und noch nicht genutzten Hebeln gibt.

Gleichzeitig haben wir dem Kunden aber auch dargelegt, was sich in den Prozessen ändern muss, um die prognostizierten Einsparungen tatsächlich zu erzielen. Die Einsparungen auf der Kostenseite sind hier im Grunde die logische Konsequenz effizienzverbessernder Maßnahmen in den Prozessen.

Gleichzeitig konnten wir dem Kunden über unsere Analyse und den Werksrundgang einige Sofortmaßnahmen empfehlen, mit denen sich kurzfristig ergebniswirksame „Quick Wins“ erzielen lassen – vollkommen unabhängig von dem, was insgesamt an kostensenkenden und prozessverbessernden Maßnahmen aus dem Quick-Check noch herausgearbeitet wird.

Grundsätzlich erhält der Auftraggeber eines Quick-Checks auch klare Handlungsanleitungen sowie Vorschläge für eine Roadmap, mit der wir aufzeigen, welches Vorgehen im weiteren Verlauf aus unserer Sicht am besten und effizientesten ist. Falls der Kunde dies wünscht, begleiten wir ihn im Prozess der Umsetzung und helfen ihm, die herausgearbeiteten Potenziale mit der gebotenen Konsequenz zu erschließen.

 

Mehr als eine reine Cost-Cutting-Maßnahme

Der Quick-Check, wie wir ihn bei der TMG anwenden, weist als Ergebnis also nicht nur das Einsparpotenzial bestimmter kostensenkender Maßnahmen aus. Vielmehr liefern wir dem Auftraggeber immer auch eine klare Perspektive für die künftige Ausrichtung. Bisweilen bedeutet dies, dass unabhängig vom bestehenden aktuellen Kostendruck zunächst ein Investment zu tätigen ist, um wieder in die richtige Spur oder sogar auf die nächst höhere Evolutionsstufe zu kommen. Notwendige Kostensenkungen gehen dann einher mit zukunftsweisenden Innovationen in neue Technologien und Konzepte. Wo wir die Chance zur Innovation sehen, weisen wir den Kunden ausdrücklich darauf hin – auch wenn dies zunächst dem primären Ziel der kurzfristigen Kosteneinsparung entgegensteht. Wichtig ist, die Gesamtsicht nicht aus den Augen zu verlieren.

In dem erwähnten Kundenprojekt zum Beispiel waren die Maßnahmen mit sofortiger EBIT-Wirksamkeit bereits so gut wie ausgeschöpft. Da war – von Ausnahmen abgesehen – nicht mehr viel zu holen. Auf mittlere Sicht und mit gezielt zu tätigenden Investitionen ergibt sich jedoch ein ganz anderes Bild: Da reden wir dann in Summe von einem Kosteneinsparpotenzial in Höhe von 15 Prozent in der Fertigung, etwas mehr als 10 Prozent in der Montage und rund 30 Prozent in den indirekten Operations-Support-Funktionen und -Prozessen. Mehr als ein Drittel dieses Einsparvolumens lässt sich bei konsequenter Umsetzung der empfohlenen Maßnahmen innerhalb von sechs Monaten realisieren. Weitere 50 Prozent können dann sukzessive innerhalb des folgenden Jahres gehoben werden. Um die einmal realisierten Einsparungen abzusichern, empfehlen wir grundsätzlich, eine Art laufendes Projekt- bzw. Fortschritts-Controlling aufzusetzen.

Praxiserfahrungen zeigen, dass ein begleitendes Coaching dieses Prozesses durch einen erfahrenen externen Operations- und Transformations-Spezialisten wesentlich dazu beitragen kann, die herausgearbeiteten Potenziale für Kostensenkungen und Effizienzsteigerungen auch in voller Höhe auszuschöpfen. Natürlich funktioniert dies nur, wenn es eine klare Marschroute des Vorstandes bzw. der Geschäftsleitung für dieses Vorgehen gibt und wenn auch die komplette Führungsmannschaft eingebunden wird und mitzieht.

Ein „Operations-Quick-Check“, wie wir bei der TMG ihn durchführen, ist niemals eine reine „Cost Cutting“-Maßnahme. Vielmehr öffnen wir mit diesem besonders wirksamen Hebel zur Kostensenkung immer auch den Blick auf mögliche zusätzliche Geschäftschancen und Potenziale, die sich dem betreffenden Unternehmen von einer dann kostenoptimierten Grundlage aus in Zukunft eröffnen.

TMG INSIGHTS 08: "Antriebskonzepte der Zukunft"

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