Optimierung des Einkaufs

Potenzialanalyse

​Hier werden Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung und Kostensenkung im Einkauf untersucht. Dazu gehören punktuelle Potenzialanalysen, umfassende 360°-Analysen und Segment-Benchmarks, die Analyse von Bestell- und Sourcing-Verhalten, sowie die Prüfung der Produkt- und Kostenstruktur. Ziel ist es, Optimierungspotenziale zu identifizieren und das Preis-Leistungs-Verhältnis durch Einkaufs- und Wertanalysen zu verbessern.

1. Quick-Check Potenzialermittlung:
   • Dies ist eine schnelle, oft oberflächliche Überprüfung, um erste Anhaltspunkte für Optimierungsmöglichkeiten im Einkauf zu identifizieren. In kurzer Zeit werden zentrale Kennzahlen und Prozesse durchleuchtet, um potenzielle Einsparungen und Effizienzverbesserungen zu erkennen.
2. 360°-Analyse & Segment-Benchmark:
   • Eine umfassende Betrachtung aller relevanten Einkaufsprozesse und -strukturen. Dabei werden interne Prozesse sowie externe Marktbedingungen berücksichtigt. Der Segment-Benchmark dient dazu, die eigenen Einkaufsleistungen mit den besten Wettbewerbern oder Branchenstandards zu vergleichen, um Schwächen und Potenziale klar herauszustellen.
3. Analyse des Bestell- & Sourcingverhaltens:
   • Hier wird das konkrete Einkaufs- und Beschaffungsverhalten des Unternehmens analysiert. Ziel ist es, Muster im Bestellverhalten zu erkennen, die zu Ineffizienzen führen, z. B. durch zu kleine Bestellmengen oder ungünstige Lieferantenwahl. Zudem wird das Sourcing-Verhalten überprüft, also die Art und Weise, wie Lieferanten ausgewählt und Verträge gestaltet werden, um Einsparungspotenziale zu identifizieren.
4. Überprüfung und Analyse der Produkt- & Kostenstruktur:
   • In diesem Ansatz wird untersucht, welche Produkte oder Dienstleistungen im Einkauf die höchsten Kosten verursachen und wie diese strukturiert sind. Die Produkt- und Kostenstruktur wird daraufhin überprüft, ob die Produkte effizient und zu optimalen Kosten beschafft werden. Ziel ist es, die Produktvielfalt zu reduzieren, Standardisierungen vorzunehmen und unnötige Komplexität abzubauen, um Kosten zu senken.
5. Durchführung von Wert- & Einkaufspreisanalysen:
   • Hierbei geht es darum, den tatsächlichen Wert eines Produkts oder einer Dienstleistung im Verhältnis zum Preis zu bewerten. Einkaufspreisanalysen überprüfen, ob die gezahlten Preise marktgerecht sind und ob durch Verhandlungen oder alternative Bezugsquellen Kostensenkungen möglich sind. Wertanalysen zielen darauf ab, Produkte in ihrer Funktionalität zu optimieren und gleichzeitig Kosten zu senken.

Kostenoptimierung

Es wird aktiv an der Reduzierung von Kosten gearbeitet, z. B. durch Verhandlungen mit Bestandslieferanten, Senkung direkter und indirekter Materialkosten, Make-or-Buy-Entscheidungen, sowie Design-to-Cost-Ansätzen. Zudem werden Volumenbündelungen und Rahmenverträge genutzt, um langfristige Einsparungen zu erzielen.

Die Kostenoptimierung und das Kostenmanagement im Einkauf sind entscheidende Bereiche, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben und die Profitabilität eines Unternehmens zu steigern. Hier sind die relevanten Ansätze und Methoden im Detail:

1. Konditionsmanagement bei Bestandslieferanten:
   • Durch aktives Management der Konditionen mit bestehenden Lieferanten können bessere Vertragsbedingungen, Preisnachlässe, Rabatte oder verlängerte Zahlungsziele ausgehandelt werden. Ziel ist es, die Lieferantenbeziehungen zu optimieren und langfristige Einsparungen zu erzielen.
2. Wertschöpfung im Einkauf steigern:
   • Der Einkauf soll nicht nur als Kostenstelle, sondern auch als Wertschöpfungsfaktor betrachtet werden. Hierbei wird die strategische Rolle des Einkaufs gestärkt, indem gezielt Mehrwert geschaffen wird, etwa durch Lieferantenentwicklung, Innovationsmanagement oder durch die Optimierung der Lieferkette.
3. Direkte & indirekte Materialkosten senken:
   • Direkte Materialkosten betreffen Rohstoffe und Komponenten, die direkt in die Produktion einfließen. Hier werden durch Verhandlungen, Lieferantenwechsel oder die Suche nach günstigeren Alternativen Einsparungen erzielt.
   • Indirekte Materialkosten umfassen beispielsweise Büromaterialien, IT-Ausrüstung oder Dienstleistungen. Auch hier liegt der Fokus auf der Kostenreduzierung durch Optimierung der Beschaffung.
4. Make-or-Buy-Analysen durchführen:
   • In dieser Analyse wird bewertet, ob es wirtschaftlich sinnvoller ist, ein Produkt oder eine Dienstleistung selbst herzustellen (Make) oder extern zu beziehen (Buy). Ziel ist es, durch Outsourcing oder Insourcing Kosten zu reduzieren und die Effizienz zu steigern.
5. Potenziale zur Produktkostenreduzierung / Design to Cost:
   • Beim Design to Cost wird schon in der Produktentwicklungsphase darauf geachtet, dass das Produkt kosteneffizient hergestellt werden kann. Durch Änderungen im Design oder der Materialauswahl können potenzielle Kostentreiber frühzeitig eliminiert werden.
6. Volumenbündelung & Rahmenverträge erarbeiten:
   • Durch das Bündeln von Volumen über mehrere Geschäftsbereiche oder Standorte hinweg können bessere Konditionen bei Lieferanten erreicht werden. Rahmenverträge helfen dabei, Preisstabilität zu sichern und langfristig günstigere Konditionen durch größere Abnahmevolumina zu erzielen.

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Warengruppenmanagement

Der Einkauf wird in Warengruppen organisiert, um strategische Vorteile zu nutzen. Wichtige Maßnahmen sind die Entwicklung von Strategien, Marktanalysen, die Identifikation und Reduzierung von Versorgungsrisiken, regelmäßige Lieferantenverhandlungen und die Schaffung von Transparenz im Einkaufsportfolio.

1. Warengruppenmanagement-Strategie entwickeln & implementieren:
   • Eine gezielte Strategie wird entwickelt, um Warengruppen effizient zu verwalten. Dies umfasst die Definition von Zielen, die Festlegung von Einkaufsstrategien für einzelne Warengruppen und die Implementierung entsprechender Maßnahmen zur Optimierung der Beschaffung und Kosteneffizienz. Die Strategie orientiert sich dabei an den Unternehmenszielen und den Besonderheiten der jeweiligen Warengruppen.
2. Durchführung Marktanalysen & Ausschreibungen:
   • Als Grundlage für fundierte Entscheidungen im Einkauf werden Marktanalysen durchgeführt, um aktuelle Markttrends, Preisentwicklungen und neue Lieferanten zu identifizieren. Auf Basis dieser Analysen können gezielte Ausschreibungen initiiert werden, um wettbewerbsfähige Angebote von Lieferanten zu erhalten und die besten Konditionen auszuhandeln.
3. Versorgungsrisiken identifizieren & eliminieren:
   • Es wird untersucht, welche Risiken in der Lieferkette bestehen, z. B. Abhängigkeiten von einzelnen Lieferanten oder geografische Risiken. Ziel ist es, diese Risiken zu minimieren, etwa durch Diversifizierung von Lieferanten oder die Einführung von Sicherheitsbeständen, um eine kontinuierliche Versorgung sicherzustellen.
4. Verhandlungen mit Lieferanten durchführen:
   • Ein zentraler Bestandteil des Warengruppenmanagements ist die regelmäßige Verhandlung mit Lieferanten, um bessere Preise, Lieferbedingungen und langfristige Verträge zu erzielen. Dabei werden die Erkenntnisse aus Marktanalysen und Ausschreibungen genutzt, um stärkere Verhandlungspositionen einzunehmen.
5. Schaffung von Transparenz im Einkaufsportfolio:
   • Transparenz bedeutet, einen klaren Überblick über das gesamte Einkaufsportfolio zu haben, einschließlich der Ausgaben pro Warengruppe, der Lieferantenabhängigkeiten und der Beschaffungskosten. Durch den Einsatz von Analysetools und Einkaufssoftware können Daten strukturiert und visualisiert werden, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
6. Strukturierung & Bereinigung von Materialgruppen:
   • Oft gibt es in Unternehmen eine Vielzahl von ähnlichen oder unnötigen Materialien, die zu einer ineffizienten Beschaffung führen. Durch eine Bereinigung und Standardisierung der Materialgruppen können Doppelkäufe und unnötige Bestände vermieden sowie die Einkaufskomplexität reduziert werden.