Erfahrener TMG-Berater hilft bei der Transformation des Einkaufs

Transformation
des Einkaufs

Neben der Automatisierung von Prozessen steht der Mensch im Mittelpunkt des Transformationsprozesses. Verhandlungsführung, Training und Recruiting spielen dabei eine zentrale Rolle: Erfolgreiche Verhandlungen, gezieltes Mitarbeitertraining und das Gewinnen von Talenten mit technischer und verhandlungsspezifischer Kompetenz sind entscheidend, um den Wandel erfolgreich zu meistern.

Die Transformation der Beschaffung umfasst für die TMG Consultants die folgenden Bereiche:

  • Optimierung der Einkaufsprozesse
  • Verhandlungsführung & Trainings
  • Recruiting von Einkaufsspezialisten

TMG 9 Leistung – Einkauf 9 Einkaufstransformation

SCHLANKE PROZESSE ALS ERFOLGSGRUNDLAGE

Optimierung der Einkaufsprozesse

Dieser Baustein zielt darauf ab, Effizienz und Wertbeitrag zu steigern. Wichtige Maßnahmen sind die Umsetzung der Unternehmensstrategie, die Analyse und Optimierung von Prozessen, die Ausrichtung der Organisation auf maximalen Wertbeitrag sowie die Steigerung der Effizienz durch Best Practices und Technologie. Transparenz wird durch KPIs geschaffen, um die Leistung messbar zu verbessern.

Die Einkaufsprozessoptimierung spielt eine zentrale Rolle bei der Transformation des Einkaufs und zielt darauf ab, den Wertbeitrag des Einkaufs zu maximieren und gleichzeitig Effizienz zu steigern. Hier sind die wichtigsten Ansätze und Methoden zusammengefasst:

  1. Umsetzung der Unternehmensstrategie im Einkauf:
    • Der Einkauf muss die Unternehmensstrategie widerspiegeln und unterstützen. Dazu gehört es, strategische Ziele in operative Einkaufsprozesse zu überführen und sicherzustellen, dass der Einkauf einen positiven Beitrag zu den Unternehmenszielen leistet, wie z.B. Kostensenkung, Qualitätsverbesserung oder Innovationsförderung.
  2. Analyse & Optimierung der Prozesse und Schnittstellen:
    • Eine detaillierte Analyse der bestehenden Einkaufsprozesse sowie der Schnittstellen zu anderen Abteilungen, wie z.B. der Logistik oder dem Controlling, ermöglicht die Identifikation von Schwachstellen und Optimierungspotenzialen. Durch Standardisierung, Automatisierung und Digitalisierung können Prozesse effizienter und kostengünstiger gestaltet werden.
  3. Ausrichtung der Organisation zur Steigerung des Wertbeitrags:
    • Die Einkaufsorganisation sollte so strukturiert sein, dass sie einen maximalen Wertbeitrag liefern kann. Dies beinhaltet eine klare Rollenverteilung, flache Hierarchien sowie die Zusammenarbeit in funktionsübergreifenden Teams, um Synergien zu nutzen und die strategische Ausrichtung des Einkaufs voranzutreiben.
  4. Steigerung der Organisationseffizienz zur Erreichung von Procurement Excellence:
    • Procurement Excellence bedeutet, dass der Einkauf auf höchstem Niveau arbeitet. Dies kann durch die Einführung von Best Practices, Schulungen der Mitarbeitenden und den Einsatz moderner Technologien erreicht werden. Ziel ist es, die Produktivität und Qualität der Einkaufsprozesse kontinuierlich zu verbessern.
  5. Erzeugung von Transparenz und Messbarkeit der Prozess-Performance anhand von KPIs:
    • Die Einführung klarer Key Performance Indicators (KPIs) ermöglicht eine transparente und messbare Bewertung der Einkaufsleistung. Durch Monitoring und Reporting kann die Prozess-Performance regelmäßig überprüft und notwendige Anpassungen frühzeitig vorgenommen werden.

 

DIE KUNST DER ERFOLGREICHEN VERHANDLUNG

Verhandlungsführung & Trainings

Effektive Verhandlungsführung und Schulungen verbessern den Einkaufserfolg. Dazu gehören die Standardisierung von Verhandlungen, regelmäßige Vertragsanpassungen mit Lieferanten, gezieltes Coaching der Mitarbeiter, Expertenunterstützung bei neuen Lieferantenverträgen sowie kontinuierliche Schulungen in Verhandlungstechniken.

Die Verhandlungsführung und Schulungen im Einkauf sind entscheidende Bausteine, um die Leistungsfähigkeit der Einkaufsabteilung zu steigern und eine nachhaltige Wertschöpfung sicherzustellen. Hier die zentralen Ansätze und Methoden:

  1. Systematisierung & Standardisierung der Verhandlungen:
    • Eine strukturierte und standardisierte Vorgehensweise in Verhandlungen schafft Klarheit und Transparenz. Sie hilft, konsistente Ergebnisse zu erzielen und gewährleistet, dass wichtige Punkte und Ziele in jeder Verhandlung berücksichtigt werden. Dies kann durch die Entwicklung von Verhandlungsrichtlinien, Checklisten und Vorlagen unterstützt werden.
  2. Durchführung von Vertragsverhandlungen bei bestehenden Lieferanten:
    • Eine regelmäßige Überprüfung und Anpassung von Verträgen mit bestehenden Lieferanten ist notwendig, um langfristig günstige Konditionen zu sichern und gleichzeitig Risiken zu minimieren. Die Verhandlungen sollten darauf abzielen, sowohl Kosteneinsparungen als auch qualitative Verbesserungen in den Beziehungen zu den Lieferanten zu erzielen.
  3. Coaching von Mitarbeitern im Einkauf:
    • Verhandlungsstärke ist eine Schlüsselkompetenz im Einkauf. Daher ist es wichtig, dass die Mitarbeiter durch individuelles Coaching gezielt unterstützt werden. Dies kann durch simulationsbasierte Trainings, Rollenspiele und Feedback-Sitzungen geschehen, um ihre Fähigkeiten zu verfeinern und das Selbstvertrauen in Verhandlungssituationen zu stärken.
  4. Unterstützung bei Vertragsgestaltungen & Einkaufsverhandlungen mit neuen Lieferanten:
    • Bei der Zusammenarbeit mit neuen Lieferanten ist es essenziell, den Verhandlungsprozess sorgfältig zu gestalten, um rechtliche und kommerzielle Risiken zu minimieren. Unterstützung durch erfahrene Verhandlungsexperten und die enge Abstimmung mit der Rechtsabteilung sind hier besonders wichtig, um optimale Vertragsbedingungen zu erreichen.
  5. Schulung & Training zu Einkaufsverhandlungen:
    • Regelmäßige Schulungen zu Verhandlungstechniken sind notwendig, um die Mitarbeitenden auf dem neuesten Stand der Best Practices zu halten. Inhalte solcher Schulungen können unter anderem das Erlernen von Taktiken, psychologischen Tricks, Argumentationstechniken sowie den Einsatz von Daten und Fakten zur Stärkung der Verhandlungsposition umfassen.

WETTBEWERBSVORTEIL DURCH ERFAHRENE SPEZIALISTEN

Recruiting von Einkaufsspezialisten

Das Recruiting von Einkaufsspezialisten stellt sicher, dass die Organisation über die notwendigen Talente und Kompetenzen verfügt. Wichtige Bausteine sind die temporäre Bereitstellung von Fach- und Führungskräften zur Unterstützung bei Personalengpässen und das gezielte Recruiting von Spezialisten mit Einkaufs-Know-how zur Schaffung langfristiger Kapazitäten. In Übergangsphasen übernehmen Interim-Manager Führungsaufgaben, um Stabilität zu gewährleisten, während ein strategischer Abgleich der vorhandenen Ressourcen mit dem zukünftigen Bedarf sicherstellt, dass die Einkaufsabteilung optimal aufgestellt ist.

Das Recruiting von Spezialisten ist ein wesentlicher Bestandteil der Transformation des Einkaufs, um sicherzustellen, dass die Organisation über die erforderlichen Talente und Kompetenzen verfügt, um den Einkauf effizient und strategisch auszurichten. Die folgenden Bausteine sind dabei entscheidend:

  1. Temporäre Bereitstellung von Fach- & Führungskräften:
    • Bei kurzfristigen Personalengpässen oder in Projektphasen kann die temporäre Bereitstellung von Experten, z.B. durch externe Berater oder Interim-Manager, die Einkaufsabteilung unterstützen. Dies ermöglicht Flexibilität und schnelle Reaktionsfähigkeit, um dringende Anforderungen zu bewältigen, ohne langfristige Verpflichtungen einzugehen.
  2. Recruiting von Einkaufsspezialisten bis zur Festanstellung:
    • Die gezielte Suche und Rekrutierung von Fachkräften mit speziellem Einkaufs-Know-how ist essenziell, um langfristige Kapazitäten aufzubauen. Dabei sollte der Fokus sowohl auf die technische Kompetenz als auch auf Soft Skills wie Verhandlungsgeschick und Kommunikationsfähigkeit gelegt werden. Ein strukturierter Recruiting-Prozess sorgt dafür, dass die richtigen Talente ausgewählt und nachhaltig in die Organisation integriert werden.
  3. Kompetenzentwicklung im Einkauf:
    • Die kontinuierliche Weiterentwicklung der vorhandenen Mitarbeitenden ist unerlässlich, um mit den sich verändernden Anforderungen und Technologien im Einkauf Schritt zu halten. Hierzu zählen maßgeschneiderte Trainingsprogramme, die Schulung in digitalen Tools und Plattformen sowie die Förderung von Fach- und Führungskompetenzen im Einkauf.
  4. Interimsweise Übernahme von Führungsaufgaben:
    • In Übergangsphasen oder bei der Neuausrichtung der Einkaufsabteilung kann es notwendig sein, dass erfahrene Interim-Manager Führungsaufgaben übernehmen. Diese sorgen für Stabilität und Kontinuität, während eine langfristige Lösung für die vakanten Führungspositionen gesucht wird.
  5. Kapazitätsabgleich vorhandener und notwendiger Ressourcen / Know-how:
    • Ein strategischer Abgleich zwischen den vorhandenen Ressourcen und dem zukünftigen Bedarf ist erforderlich, um sicherzustellen, dass die Einkaufsabteilung optimal aufgestellt ist. Dies beinhaltet eine Bestandsaufnahme des internen Know-hows, das Identifizieren von Lücken sowie das gezielte Anwerben oder Entwickeln von Talenten, um die Kapazitäten auszubauen und langfristige Unternehmensziele zu erreichen.

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Weitere Leistungen

Optimierung des Einkaufs

Die Optimierung des Einkaufs zielt darauf ab, vorhandene Potenziale zu heben und eine Optimierung der Kostenstruktur zu erreichen. Zusätzlich ist die Warengruppenstrategie ein Kernelement, da eine gezielte Steuerung einzelner Warengruppen zu einer verbesserten Einkaufsstrategie und somit langfristig die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens sichert.

Digitalisierung des Einkaufs

Die Auswahl der richtigen Beschaffungslösungen, einschließlich Systemen & Software, ist für eine nahtlose Integration in die bestehende IT-Infrastruktur von entscheidender Bedeutung. Process-Mining-Techniken decken Ineffizienzen auf, während künstliche Intelligenz Trends identifiziert.

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