Rydoo – Reisekosten-Abrechnung kann Spaß machen

Alle, die geschäftlich viel unterwegs sind, kennen es: Jeden Monat müssen die Belege zusammengesucht, geordnet, vielleicht sogar aufgeklebt und mit Buchungskonten versehen werden… eine zeitraubende Tätigkeit, für die so mancher seinen inneren Schweinehund nach allen Regeln der Kunst austricksen muss. Aber das hat jetzt – im Zeitalter der Digitalisierung – endlich ein Ende und vor allem auch noch einen Namen: Rydoo.

ANALOGE REISEKOSTENABRECHNUNG – LÄSTIG UND FEHLERANFÄLLIG

Gut – es gibt sicherlich Menschen, die das gerne machen. Aber ich gehöre leider nicht zu diesen Exemplaren. Mich kostete es jeden Monat auf’s Neue enorme Überwindung meine Taschen, den Geldbeutel und diverse Ablagefächer nach den Belegen der letzten Wochen und Monate zu durchsuchen, unter Umständen auszudrucken oder in eine halbwegs vorzeigbare Form zu bringen, um meine Ausgaben lückenlos zu dokumentieren. Ganz zu schweigen vom Ausdrucken der Kreditkartenabrechnung und den Excellisten der wöchentlichen Reiserouten.

War der Stapel fertig, durfte sich die Reisekostenabteilung damit beschäftigen: Ich glaube, dass ich es an einer Hand abzählen kann, wenn ich mal nicht angerufen wurde, wo denn der Beleg X sei und ob ich wohl vergessen hätte, alle relevanten Angaben zu dem Geschäftsessen vom Soundsovielten des vergangenen Monats zu machen. Als ob ich jetzt noch wüsste, wer da alles dabei war… Es ist klar, dass es dann noch eine gefühlte Ewigkeit dauerte – in Wahrheit ging es ziemlich schnell, wenn man es mit meiner „Vorbereitung“ vergleicht – bis die Reisekosten erstattet wurden.

Alles in allem war es jedes Mal genauso lästig, wie die Steuererklärung zu machen – und die gebe ich doch aus Gründen, über die ich eigentlich gar keine näheren Erklärungen abgeben möchte (Bequemlichkeit), an meinen Steuerberater. Damit ich eben nichts mit dem lästigen Papierkram zu tun haben muss.

Und dann höre ich auf einmal per Flurfunk von der Digitalisierung der Reisekostenabrechnung. Ein digitales Tool, das alles immens erleichtern soll! Quasi ein Allheilmittel gegen die Zettelwirtschaft – ich bin gespannt! Und hocherfreut.

DIGITALE REISEKOSTENABRECHNUNG – EINFACH UND FLEXIBEL

Nach einer kleinen „Einlernphase“, in der wir hilfreiche Hinweise und auch telefonische „Live-Unterstützung“ bekamen, klappt es jetzt wirklich gut! Rydoo sei Dank!

Ich kann direkt im Hotel meine Bewirtungsbelege und die Hotelrechnung mit meinem Smartphone fotografieren und in Rydoo hochladen – die Belege muss ich also nicht aufbewahren. Außerdem zieht sich dieses clevere Programm gleich alle relevanten Informationen vom Beleg in das Formular. Sollte etwas nicht lesbar oder falsch sein, ist es schnell händisch korrigiert. Dann schicke ich es per Klick zur Genehmigung und wenn alles okay ist, ist kurze Zeit später auch schon die Erstattung auf meinem Konto – schneller und einfacher geht es nicht.

Und selbst ich – kein „Digital Native“ – komme super mit der Technik klar, weil es wirklich fast selbsterklärend ist. Und nachdem eben nicht ein Monat (oder sogar mehrere) vergeht, bis man sich wieder mit dem Tool beschäftigt, sondern man kontinuierlich alle paar Tage die Belege „scannt“, verlernt man auch nichts im Umgang mit Rydoo. Besonders gut finde ich daran, dass es ohne zusätzliches Ausdrucken von Hotel- oder Flugrechnungen funktioniert, die ich per Mail im Pdf-Format bekomme und einfach per „drag & drop“ der Position zuordne. Auch die Kreditkartenabrechnung muss nicht mehr ausgedruckt werden. Außerdem können nun die Belege mit den einzelnen Reisen verbunden werden, so dass es weniger Rückfragen von der Reisekostenabteilung zu diesem oder jenem Beleg gibt.

Die Kollegen und Kolleginnen, die ihre Reisekostenabrechnung nicht schon unterwegs mit dem Handy machen möchten, sondern sich lieber daheim an den Rechner setzen, haben die Möglichkeit, das Ganze am Rechner mit der Web-Anwendung zu erledigen. Das Tool deckt mit seiner Flexibilität unterschiedliche Arbeitsweisen ab und niemand muss seine Gewohnheiten komplett aufgeben!

Zusammenfassend möchte ich sagen, dass ich mich wirklich über dieses Tool gefreut habe, weil die einfache Bedienung, ob am Smartphone oder Rechner, die Belegzuordnung und -ergänzung sowie Einreichung der Abrechnung jetzt alles sehr viel einfacher macht. Nun werde ich nicht mehr regelmäßig per E-Mail angeschrieben, wo denn meine Belege blieben. Ja, man könnte fast sagen, dass mir die Reisekostenabrechnung seither richtig Spaß macht!