Büro für spektakulär-spontane Wunscherfüllung

Was kann ich heute für Sie tun? Ein Tag im Sekretariat – der ganz normale Wahnsinn.

Ein neuer Kollege fängt heute bei uns an. Schnell nochmal auf das Foto geschaut, damit ich ihn auch direkt erkenne, wenn er vor mir steht. Meine Güte, sieht der jung aus! Wann ist der geboren? Ach du liebes bisschen! Da hatte ich schon 12 Jahre Ausland hinter mir.

Das Team wird zunehmend jünger. Der Nachwuchs ist, wie Nachwuchs es so an sich hat, meist eine Generation nach mir unterwegs. Ein jüngeres Team, das bedeutet jede Menge Enthusiasmus und scheinbar unendliche Energiereserven. Ein Frischekick fürs Unternehmen also, diese U30/U40-Generation? Mit Sicherheit. Was bringen diese Digital Natives wohl mit, frage ich mich?

Die TMG berät unsere Kunden umfassend zu hoch-aktuellen technologischen Themen und manchmal schnappe ich so manche interessante Neuerung auf. Kürzlich habe ich wieder etwas über die Robotic Process Automation (RPA) erfahren. Das hatte ich in anderem Kontext auch schon mitbekommen, denn es ist wohl in vielen Unternehmen ein Thema und wird in der Praxis immer mehr eingesetzt. Digitale Maschinen übernehmen wiederkehrende Tätigkeiten von Sachbearbeitern und machen somit Ressourcen frei für die komplexeren Aufgaben. Ich hatte mich schon die ganze Zeit gefragt, wie es unserer neuen Reisekosten-Software gelingt, die Infos von dem hochgeladenen Beleg auf die vielen Kästchen zu verteilen. Obwohl, das ist wohl eher automatische Texterkennung. Nochmal ein anderes Thema. Aber auch genial…

Ah, jetzt kommt der Kundenbesuch, schnell noch einen Blick ins Besprechungszimmer geworfen, ob seit heute Morgen, als dort alles picobello war, nicht doch noch jemand eine Tasse hat stehen lassen. „Guten Morgen, herzlich willkommen, hatten Sie eine angenehme Fahrt? Wunderbar! Kaffee?“ Das Telefon klingelt. Ich drücke auf den praktischen Knopf an meinem neuen Headset. „Einen Mietwagen? Natürlich, kann ich Dir gerne buchen. Was brauchst Du?“ Ich schreibe mir schnell einen Zettel, damit mir das nachher nicht durchrutscht.

Es klingelt. Das muss der neue Mitarbeiter sein. „Herzlich willkommen bei der TMG. Wir freuen uns, dass Sie heute bei uns anfangen. Ich wünsche Ihnen einen guten Start. Wir sehen uns dann später zum Onboarding.“ Da klingelt es wieder, das ist jetzt der Bewerber, der heute sein Vorstellungsgespräch hat. Der schaut ja nett aus, und noch jünger als der Kollege, der heute anfängt. Das Telefon klingelt: „Ihr müsst ins Ausland? Klar, A1-Bescheinigungen beantrage ich für Euch. In die Schweiz? 10 Tage? Das wird unser Tageskontingent sprengen. Da müssen wir uns was überlegen. Ich kläre es und gebe Euch Bescheid.“ – „Guten Morgen! Räderwechsel? Natürlich organisiere ich den gerne für Dich. Meinst Du diesen Freitag? Das könnte eng werden. Aber ich kann es versuchen.“ – „Hallo! Ja, alles gut hier. Eine Express-Sendung? Selbstverständlich, die Abholung kann ich gerne für dich buchen. Für heute? Schick mir bitte noch die Maße. Ach, es ist noch gar nicht verpackt? Ja, mach ich. Leg‘ es einfach hierhin.“

Der Mitarbeiter mit dem Kundenbesuch kommt aus dem Besprechungsraum: „Wir würden dem Kunden gerne ein Set Espressotassen schenken.“ „Sicher, hole ich Dir gleich aus dem Keller.“ Eine E-Mail geht ein: „Ich habe eine große Bitte…“ Oh je, das hört sich nicht gut an. „Schaffst Du, es, mir das angehängte englische Dokument einmal Korrektur zu lesen? Ich bräuchte es bis heute Abend.“ Ich öffne die Datei. 49 Folien! Ich atme tief ein. Da kommt der nächste Paketdienstleister. Der Arme, der sieht ja gar nicht gut aus. Total gehetzt und leichenblass. „Jetzt machen Sie mal langsam, ich bring Ihnen erstmal ein Glas Wasser.“ Dankbar baut er eine Minute Pause ein. „Ja, Papier ist dort im Schrank. Es ist die letzte Packung? Ich hole gleich welches aus dem Keller.“ Aber ich kann jetzt hier nicht weg. Also frage ich meine Helden aus der IT. Und obwohl sie selbst extrem ausgelastet sind, ist eine halbe Stunde später der Schrank wieder aufgefüllt. I love you guys!!

Jetzt aber schnell ins Onboarding. Der neue Kollege wartet schon. Die Express-Abholung! Wenn ich die jetzt nicht buche, wird das heute nichts mehr. Die Kollegin hat mittlerweile das Paket verpackt und gemessen. So ein Schatz! Also einloggen und los geht’s. Schnell, die Espressotassen! Ich rase in den Keller. Als ich hochkomme, kommt der Mitarbeiter gerade mit den Kunden heraus. Das war knapp. Sie bedanken sich freundlich. Das Telefon klingelt. Das kann doch nicht wahr sein. Heute ist es wie am Piccadilly Circus. „Hallo, einen Service-Termin? Ja klar, vereinbare ich für dich. Nein, diese Woche schafft die Werkstatt das nicht mehr. Das Öllämpchen leuchtet auf? Schon seit 800 km? Ups! Lass uns Deinen Schlüssel da, einer von uns fährt den Wagen nachher rüber.“ Eine E-Mail geht ein: „Könntet Ihr bitte ein Angebot Korrektur lesen? Es müsste ganz schnell gehen.“ „Logisch, kein Problem!“, flöte ich. Und das meine ich auch so, denn schließlich besteht unsere raison d’être darin, unseren Beratern den Rücken freizuhalten, damit sie sich mit Leib und Seele ihren Projekten widmen können.

Die Liste wird immer länger, langsam müsste ich mal anfangen, etwas abzuarbeiten. Jetzt bräuchte ich so ein virtuelles Helferlein. Den RPA-Roboter kann man doch mit Excel-Tabellen füttern. Und dann liest er nachts meine Liste Zeile für Zeile ein und legt los – in Windeseile. Ob er wohl die Prüfung der Kreditkartenabrechnung schaffen würde, um die ich mich noch kümmern muss? „Ich bräuchte bitte nochmal die Corona-Bescheinigung für Serbien.“ Wer hat eigentlich den Tag so kurz gemacht? Der nette DHL-Express-Mann klingelt. Im letzten Moment klebe ich das Etikett auf die Sendung. Ob mir einer unserer cleveren jungen Berater wohl so einen RPA-Roboter programmieren könnte? Nicht umsonst sind wir erneut „Hidden Champion“ geworden. Die TMG bietet so viel Expertise rund um Prozess-Optimierung, Wertschöpfung, Digitalisierung. Da müsste es doch irgendwie möglich sein, dass mir jemand einen Klon von mir entwickelt…