Operative „Impf“-Exzellenz

Wie man mittels Wertstromdesign die Impfkampagne gegen Covid-19 verbessern kann.

Titelbild: Grobe Skizze eines Wertstromdesigns am Beispiel Impfen

Da Restaurants geschlossen sind, Sport mit den Kollegen nicht erlaubt ist und es aufgrund der Jahreszeit ja ohnehin recht dunkel ist, bleibt einem aktuell auf Projekten abends nicht viel mehr übrig, als den Fernseher einzuschalten.

Als ich also vergangene Woche abends im Hotel mal wieder die neuesten Corona-Nachrichten hörte, wurde auch der langsame Fortschritt bei der Impfkampagne thematisiert.

„10 Menschen müssten pro Sekunde geimpft werden, aktuell sind es lediglich nur zwei Menschen pro Sekunde. Um schneller zu werden, müssen die Hausärzte nun auch impfen.“

So oder so ähnlich hieß es da in einem der Beiträge.

In Projekten, bei denen es um Output-Steigerungen geht, versuchen Kunden häufig „mehr reinzugeben“, um „mehr rauszuholen“. Die Methode, kurzfristig Öl ins Feuer zu gießen, ist zwar zunächst einmal effektiv, jedoch nicht effizient und damit nicht nachhaltig und führt im Beispiel der Impfstrategie früher oder später zur Überlastung der medizinischen Grundversorgung.

Die Impfstrategie muss unter völlig neuen Gesichtspunkten betrachtet werden und die Prozesse müssen effizienter gestaltet werden, dachte ich mir. Die Ende 2020 getroffenen Entscheidungen sind längst überholt durch Verzögerungen in der Lieferkette und Mutationen des Virus, die sich rasch ausbreiten. Die Wertstrommethode bietet sich an, um Output effizient zu steigern. Sie ist das ideale Werkzeug, um eine Fabrik wertstromoptimiert zu gestalten.

Kritiker werden jetzt schnell sagen, dass man Menschen, die geimpft werden sollen, nicht als Produkt ansehen sollte und dass es sich auch schon gar nicht um eine Fabrik handelt. Aber zum Erstaunen vieler lässt sich die Wertstrommethode in den unterschiedlichsten Branchen zum Einsatz bringen. Überall dort, wo durch einen kontinuierlichen Fluss („Strom“) eine Wertschöpfung erfolgt, kann die Methode angewendet werden. Beispiele sind die Kaffeekette um die Ecke, der Friseur, der Arztbesuch oder eben auch ein Impfzentrum.

DER KUNDENTAKT

Zentrales Element der Neugestaltung einer Produktionslinie ist die Ausrichtung am Kundentakt. Er ist so gesehen das Verhältnis aus verfügbarer Zeit zu der vom Kunden gewünschten Menge. In der Automobilindustrie würde das bedeuten, wie häufig ein Auto vom Band fährt.

„10 Menschen pro Sekunde impfen”

bedeutet einen Kundentakt von 0,1 Sekunden. Mit einigen Annahmen lässt sich das auch recht einfach überprüfen:

Geht man von 83 Mio. Bundesbürgern aus, vernachlässigt die Bevölkerungsgruppe der unter 18-Jährigen, da die Impfstoffe für Jugendliche und Kinder nicht zugelassen sind, berücksichtigt die knapp 2,4 Mio. Menschen, die bereits die Erst- oder sogar Zweitimpfung erhalten haben, und nimmt man an, dass sich 75% der Bevölkerung impfen lassen würde, dann bleiben knapp 50 Mio. Menschen übrig. Mit zwei Impfdosen müssten also 100 Mio. Menschen die Impfstraße durchlaufen. Und nimmt man die Bundeskanzlerin beim Wort, dass bis Ende Sommer (21. September) alle Bürger ein Impfangebot erhalten würden, dann sind das in der Tat fast 10 Impfungen pro Sekunde.

Stünde lediglich ein Impfarzt zur Verfügung würde dies bedeuten, dass dieser alle 0,1 Sekunden einen Patienten impfen müsste – eine ziemlich sportliche und vermutlich unangenehme Prozedur für alle Patienten.

Jetzt hat die Bundesregierung aber schon vorgesorgt und Impfzentren etabliert, aktuell mehr als 400 an der Zahl, laut zeit.de. Der Kundentakt beträgt pro Impfzentrum nur noch (sportliche) 45 Sekunden, unter der Annahme, dass die Impfzentren in etwa gleich groß sind.

LINE BALANCING

Ist der Kundentakt bekannt, gilt es nun die Produktionslinie, oder in diesem Beispiel die Impflinie, an diesem (Kunden)Takt auszurichten. Dafür müssen alle Teilprozesse, die durchlaufen werden, aufeinander abgestimmt werden, um die Linie „auszubalancieren“ (engl. Line Balancing). Alle Prozesse sollten nach dem Kundentakt arbeiten.

Patienten im Impfzentrum durchlaufen – grob betrachtet – vier verschiedene Teilprozesse.

Typische handschriftliche Prozessaufnahme bei der Wertstromanalyse

ENGPASSMANAGEMENT

Alle Teilprozesse überschreiten bei Weitem den notwendigen Takt von 45 Sekunden und sind per Definition damit Engpässe. Um den Takt dennoch realisieren zu können, müssen die Kapazitäten dafür dimensioniert werden. Einfach gesagt braucht man am Beispiel der Anmeldung mehr Schalter.

Das Herzstück des Impfzentrums ist aber die eigentliche Verabreichung des Impfstoffes. Auch dieser Prozess ein Engpass und der sogenannte Schrittmacherprozess. Er gibt den Takt vor, der, wie gezeigt, 45 Sekunden beträgt. Der Teilprozess Impfen ist ein integrierter Teilprozess, das heißt er beinhaltet einige weitere, kleinere Unterprozesse. So muss der Patient seinen Arm freimachen, er muss sich auch wieder anziehen, bekommt eventuell noch ein Pflaster über die Einstichstelle geklebt – Prozessschritte, die im eigentlichen Sinne nicht wertschöpfend sind.

Vielmehr darf das Impfpersonal nicht warten, sondern muss alle 45 Sekunden einen Patienten mit dem schützenden Wirkstoff versorgen. Man könnte das Impfpersonal auch als Flaschenhals, als Engpass oder limitierte Ressource bezeichnen, denn jeder muss an ihnen vorbei und eine spezielle Ausbildung ist erforderlich: Es kann schlichtweg nicht jeder impfen, der es vielleicht möchte. Dieses Personal sollte eben nur impfen und anschließend direkt zum nächsten Patienten gehen – niemals sollte das Impfpersonal warten. Daher müsste das Impfpersonal mobil sein, so kann es unabhängig vom Patienten das Tempo bestimmen. Vor- und Nachbereitung der Patienten übernimmt anderes Personal.

Die Impflinie kann also so gestaltet sein, dass sie mehrere Impfkabinen haben, welche alle 45 Sekunden ein geimpfter Patient verlässt und ein neuer Patient eine solche Kabine betritt. Hilfspersonal bereitet die Patienten vor, ehe ein Impfmitarbeiter den Wirkstoff verabreicht. Anschließend wird der Patient nachbetreut und die Kabine gereinigt.

MATERIALVERSORGUNG

Für einen Erfolg der Impfkampagne ist die Versorgung mit Impfstoff natürlich die Grundvoraussetzung. Ist eine konstante Impfrate realisierbar, dann sollte und kann auch die Lieferung des Impfstoffes in gleichmäßigen Chargen erfolgen, um die teilweise aufwendige und teure Lagerung des Impfstoffes zu vermeiden. Vorausgesetzt, dass in Zukunft ausreichend Impfstoff verfügbar ist und die Impfzentren damit gleichmäßig versorgt werden, muss dieser in einer sogenannten Nebenlinie für die Versorgung der Impflinie vorbereitet werden.

Auch in diesem Nebenprozess muss sichergestellt werden, dass im Kundentakt von 45 Sekunden eine Impfdosis bereitgestellt werden kann. Dabei müssen auch etwaige Transportzeiten berücksichtigt werden. So könnten die Spritzen an einem zentralen Ort im Impfzentrum aufgezogen werden und anschließend als größere Chargen an die Linie gebracht werden. Die Versorgung der Impfkabinen mit neuem Impfstoff könnte rückseitig erfolgen. Auf gleiche Weise können auch andere Verbrauchsmaterialien aufgefüllt und Müll entsorgt werden.

Komplizierter wird es, wenn verschiedene Impfstofftypen in einem Impfzentrum verabreicht würden und diese Typen nicht für jeden Patienten in Frage kämen, sei es aus Gründen des Alters oder aus anderen medizinischen Gründen. Hier würde dann das Prinzip „Just-in-Sequence“ greifen. Bei der Anmeldung der Patienten im Impfzentrum wird eine eindeutige und einzuhaltende Reihenfolge der zu Impfenden festgelegt, welche dann auch bei der Vorbereitung und Bereitstellung des Impfstoffes in der Nebenlinie berücksichtigt werden muss. So erhält jeder Patient zur richtigen Zeit in der Impfkabine den richtigen Impfstoff.

ENTKOPPLUNG

In allen Teilprozessen darf natürlich nicht vernachlässigt werden, dass unvorhergesehene Dinge passieren, Patienten nicht so mobil sind oder verständlicherweise Rückfragen aufkommen, die geklärt werden müssen.

Auf solche Geschehnisse zu reagieren ist Teil des Störungsmanagement. Störungsmanagement beginnt schon bei der Planung der Linie, weshalb auch Entkopplungen der Teilprozesse entscheidend sein können.

Um Verzögerungen und Störungen in den Teilprozessen entgegenzuwirken, kann man die Prozesse durch Puffer, sogenannte Fifo-Linien, voneinander lösen. Jeder zu Impfende könnte ein Zeitfenster von 15 Minuten erhalten, zu dem sie sich im Zentrum vor der Anmeldung einfinden sollten. Ein Nichterscheinen hätte in diesem Fall zunächst einmal keine Auswirkungen auf den Ablauf. Auch zwischen Anmeldung und Aufklärungsgespräch könnte eine solche Fifo-Linie für Prozessstabilität sorgen.

In der Industrie würde das Wertstromdesign darauf zielen, die Durchlaufzeit auf ein Mindestmaß zu reduzieren. Um beim Impfen den Kundentakt unbedingt einzuhalten, wäre das „nicht wertschöpfende“ Warten für die Prozessstabilität zu akzeptieren.

VERSCHLANKUNG – „LEAN“ IMPFEN

Im Sinne einer schlanken „Produktion“ ginge das Wertstromdesign noch weiter mit dem Ziel die Durchlaufzeiten zu verkürzen und Bestände zu reduzieren, indem Verschwendung vermieden wird.

Bereits der Prozess der Anmeldung sollte nach Möglichkeit schlank gehalten sein. Daten, welche bereits im Vorhinein durch den Patienten erfasst werden können, sollten online erfasst werden. Durch personalisierte Data-Matrix-Codes, die dem Patienten bereits mit dem Impfangebot zugeteilt werden, lässt sich jeder Patient schnell und unkompliziert im System finden. Bereits im Vorhinein erfasste Daten können schnell aufgerufen und abgeglichen werden. Dies spart wertvolle Prozesszeit bei der Anmeldung. Tätigkeiten, welche zeitlich und räumlich unabhängig vom eigentlichen Prozess durchgeführt werden können, sollten nicht auf dem sogenannten „kritischen Pfad“ liegen.

Beim Impfen ist derzeit aber sicherlich die Hauptprämisse klar: Alle 45 Sekunden einen Bürger zu impfen. Und wenn Sie mal etwas länger warten, denken Sie daran, es dient der Prozessstabilität.

Mit einer strukturierten und methodischen Herangehensweise und der notwendigen Expertise einer Beratung lässt sich das Ziel„ Operative Exzellenz beim Impfen“ erreichen. So sind hoffentlich baldmöglichst viele Menschen gegen das Corona-Virus geschützt und man kann die Abende wieder gemeinsam unter Menschen verbringen und nicht allein vor dem Fernseher in Hotelzimmern.

Wenden Sie sich gerne an uns, wenn Sie mehr zu diesem speziellen Thema oder zu Operativer Exzellenz im allgemeinen erfahren möchten. Für Ihre Fragen oder Anregungen stehen wir gerne jederzeit zur Verfügung.

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