Transition zu SAP S/4HANA: Gibt es eine Patentlösung?

Wann der richtige Zeitpunkt für den Umstieg und welcher Weg der richtige ist, welches Betriebsmodell am besten passt und warum Change-Management ein Erfolgsfaktor ist: Diese und viele weitere Themen diskutieren wir als SAP S/4HANA-Transformation-Manager alltäglich zusammen mit unseren Kunden.

Dem ERP-System kommt eine zentrale Rolle bei der Unternehmensplanung und -steuerung sowie der Abwicklung von Kernprozessen zu. Vielerorts müssen die vorhandenen ERP-Lösungen jedoch fit gemacht werden für die mit der digitalen Transformation verbundenen Anforderungen. Unternehmen, die SAP ERP einsetzen, können dies durch einen Umstieg auf die ERP-Suite S/4HANA tun.

WAS DU HEUTE KANNST BESORGEN, DAS VERSCHIEBE NICHT AUF MORGEN – „VERTAGEN“ BREMST S/4HANA AUS

Doch an diesem Punkt gibt es noch viel Erklärungsbedarf. Vor allem bei mittelständischen Firmen ist die Beharrungskraft groß, das seit Jahren bewährte SAP-ERP-System vorerst nicht anzutasten.

Ein weiterer Grund für das Festhalten am Bewährten liegt auch darin, dass SAP den Support für die Anwendungen der SAP Business Suite bis 2030 verlängert hat. Stand heute stellt der Softwarekonzern die Mainstream-Wartung, die ursprünglich 2025 enden sollte, bis 2027 bereit und bietet für die Zeit danach optional eine erweiterte Wartung bis Ende 2030 an.

Dass die IT-Abteilung oft parallel an mehreren IT-Projekten arbeitet, stellt ebenfalls eine große Hürde dar. Dadurch ist so viel Personal gebunden, dass erforderliche Kapazitäten für den SAP S/4HANA-Umstieg fehlen.

Ob ein Unternehmen S/4HANA „auf den letzten Drücker“ einführt oder bereits frühzeitig wechselt, hängt in vielen Fällen auch von der Entscheidungsfreude der Geschäfts- und IT-Entscheider ab, sich auf die neuen SAP-Technologien einzulassen. Eines steht dabei fest: Mit jedem Jahr, das ins Land geht, steigt der Druck auf SAP-Anwenderfirmen, was den Umstieg auf die neue ERP-Suite betrifft, weil Handlungsoptionen mit der Zeit abnehmen.

Das ist kontraproduktiv, da ein unter Zeitdruck durchgedrückter Wechsel das Risiko eines Scheiterns erhöht. Wer den S/4HANA-Umstieg vor sich herschiebt, profitiert auch nicht von neuen Funktionen und End-to-End-Prozessen oder von der User Experience (UX) der Fiori-Oberflächen (SAPUI5), die vor allem Anwender der Generationen Y und Z zu schätzen wissen. Allerdings ist SAP Fiori nicht immer die beste Option. In gewissen Bereichen wird das „klassische“ SAP GUI wegen seiner besseren Performance weiterhin das Mittel der Wahl sein.

S/4HANA: VIELE WEGE FÜHREN ZUM ZIEL

Für den Umstieg auf SAP S/4HANA stehen mehrere Wege zur Auswahl:

1. Brownfield-Ansatz: Unternehmensprozesse aus dem alten SAP ERP werden auf SAP S/4 HANA übertragen. Die alte SAP ERP-Benutzeroberfläche (SAP GUI) kann auf Wunsch beibehalten werden oder durch das neue, modernere SAP Fiori Interface ersetzt werden (nur bei On Premise möglich).
2. Greenfield-Ansatz: Neu-Implementierung von S/4 HANA, die Prozesslandschaft wird neu eingestellt, Stamm- und Bewegungsdaten werden aus dem alten ERP migriert. Der Ansatz ermöglicht es, komplett „von vorne“ zu beginnen, Prozesse zu optimieren und sich von komplexen Altlasten zu befreien.
3. Bluefield: Erstellung einer vollständigen Kopie des aktuell bestehenden ERP-Systems, in welcher die Durchführung und Tests von Anpassungen und der Optimierung von Geschäftsprozessen stattfindet. Anschließend erfolgt die Migration der angepassten Konfiguration und der Daten in S/4 HANA.

Abb. 1: S/4HANA-Transformation – grundsätzliche Vorgehensweisen

Die eine Patentlösung für den Umstieg gibt es nicht. Welcher Ansatz am besten zu Ihrem Unternehmen passt, hängt von den individuellen Gegebenheiten und Anforderungen ab. Erfahrungsgemäß erfolgt der Wechsel auf S/4HANA häufig nach der Brownfield-Methode. Beispielsweise kann mit dem Cloud-Tool SAP Readiness Check eine technische Systemanalyse durchgeführt und geprüft werden, ob das aktuell eingesetzte SAP-System eins zu eins auf SAP S/4HANA umgezogen werden kann oder ob zuvor Änderungen vorzunehmen sind.

CHANGE-MANAGEMENT WIRD OFT VERNACHLÄSSIGT

Ob Brownfield, Greenfield oder Bluefield: Wichtige Voraussetzungen für den Erfolg einer solchen ERP-Transformation, wie auch bei allen anderen IT-Implementierungsprojekten, sind ein „Big Picture“ der künftigen Prozess- und Systemlandschaft und eine genaue Roadmap zur Umsetzung sowie ausreichend Pufferzeit für unliebsame Überraschungen. Genauso wichtig ist es, Führungskräfte und Mitarbeitende in den Fachbereichen durch ein aktives Change-Management von Beginn an in ein solches Projekt einzubinden. Schließlich gehen mit einer S/4HANA-Implementierung wesentliche Änderungen einher, wie die Ablösung der klassischen SAP-Modulwelt durch End-to-End-Prozesse.

Obwohl das Change-Management ein erfolgskritischer Faktor ist, wird es noch häufig vernachlässigt. Das führt nahezu zwangsläufig dazu, dass sich die Inbetriebnahme von SAP S/4HANA verzögert, Budgets überschritten werden, Zeitpläne aus dem Ruder laufen und Endanwender unzufrieden sind, weil Vorteile und Potenziale neuer Technologien, neuer (End-to-End-)Prozesse oder von SAP Fiori mangelhaft vermittelt werden. Im schlimmsten Fall kann das gesamte Projekt scheitern.

MÖGLICHER LÖSUNGSANSATZ – MIT DER TMG

Abb. 2: Auszug TMG Beratungsdienstleistungen in ERP-Projekten

Die hohe Kunst ist es, Risiken zu minimieren und Chancen bestmöglich auszunutzen. Dabei unterstützen wir Sie gerne. Wir können als Berater vielfältige Rollen in Ihrem ERP-Projekt übernehmen: Ob als Projekt-Steuermann, als Fachexperte oder auch als Projekt-Ambulanz – mit Hilfe unserer kompetenten Berater wird Ihr Projekt zu einem Erfolg!

Gerne stellen wir Ihnen in einem persönlichen Gespräch unser umfangreiches Leistungsspektrum für jede Phase Ihres S/4HANA-Projektes vor.