Wissen Sie eigentlich, wieviel Zeit in Ihrer Organisation für die Ausführung von repetitiven, nicht wertschöpfenden Tätigkeiten aufgewendet wird, beispielsweise für das Auslesen von Rechnungen oder das Übertragen von Daten in IT-Systeme? Es gibt selten Unternehmen, die nicht überrascht davon sind, welcher Ressourceneinsatz tatsächlich täglich für diese Tätigkeiten anfällt.
Dabei lassen sich mit der Hilfe von digitalen Lösungen recht einfach große Effizienzpotenziale in ausgewählten Prozessen heben. Ein Begriff, über den man in diesem Kontext häufig stolpert, ist Robotic Process Automation – oder kurz RPA. Wir wollen uns in diesem Blogartikel näher mit dem Thema beschäftigen und einige wertvolle Denkanstöße liefern.
WAS IST „RPA“ EIGENTLICH?
Unter Robotic Process Automation versteht man gemeinhin Technologien, die arbeitsintensive Geschäftsprozesse automatisieren bzw. digitalisieren. Dabei übernimmt beispielsweise ein automatisierter Softwareroboter eine Softwareapplikation und führt diese so aus, wie es ein Mitarbeiter tun würde. Natürlich handelt sich hierbei nicht um physisch existente Maschinen. Vielmehr sind Softwareroboter ein Stück „Code“. Die Softwareroboter imitieren dabei eine Interaktion, die bislang von einem Mitarbeiter durchgeführt wurde. Typische Tätigkeiten, die sich für diese Automatisierungen eignen, wären zum Beispiel in der Buchhaltung die Folgenden:
- Lesen, Prüfen, Registrieren und Buchen von Rechnungen
- Anlegen und Pflege von Stammdaten Kreditoren/Debitoren
- Durchführung von Liquiditätsprüfungen
Abb. 1: Vereinfachtes Beispiel einer Prozessoptimierung mittels RPA
RPA eignet sich jedoch nicht für jede Art von Prozessen. Daher gilt es im Voraus im Detail zu analysieren, welche Prozesse für die Anwendung von RPA in Frage kommen. Insbesondere auch die Wirtschaftlichkeit des Einsatzes von RPA-Lösungen sollte in Abhängigkeit vom manuellen Aufwand, der Anzahl der Prozessdurchgänge und der Prozesskomplexität bestimmt werden.
Das nachfolgende Schaubild zeigt schematisch die Auswirkungen der Dimensionen Prozessintensität und Prozesskomplexität auf die Rentabilität des RPA-Einsatzes: Bei einer hohen Komplexität und Individualität der Prozesse ist die Anwendung von RPA nicht sinnvoll. Auch Prozesse, die nicht besonders häufig durchlaufen, sind ebenfalls nicht für RPA geeignet.
Abb. 2: Die Wirtschaftlichkeit von RPA hängt von Komplexität und Intensität der Prozesse ab
Ist die Auswahl eines geeigneten Prozesses zur Automatisierung erfolgt, so sind tiefergehende Analysen und Optimierungen des Prozesses sinnvoll. Innerhalb dieser vorbereitenden Maßnahmen ist es insbesondere notwendig, die verschiedenen Schnittstellen zu beteiligten IT-Systemen klar zu definieren und die technischen Anforderungen zu formulieren. Erst darauf aufbauend ist es möglich, eine fundierte Entscheidung zur Auswahl der einzusetzenden Technologien zu treffen.
Eine erfolgreiche Implementierung von RPA-Ansätzen kann zahlreiche Potenziale heben, unter anderem zum Beispiel:
- Einsparungen von Kosten
- Reduktion der Durchlaufzeit
- Vermeidung von Fehlern und damit Steigerung der Qualität
- Steigerung der Flexibilität, Verfügbarkeit rund um die Uhr
- Stärkung der Mitarbeiterzufriedenheit
Mit der Hilfe von digitalen Lösungen lassen sich in kurzer Zeit große Effizienzpotenziale in ausgewählten Prozessen heben. Hierfür gilt es entsprechend geeignete Ansätze auszuwählen und damit eine erfolgreiche und effiziente Prozesslandschaft in Ihrem Unternehmen individuell aufzubauen.
Die hier umrissene digitale Technologie Robotic Process Automation ist dabei besonders hervorzuheben. Denn: Die möglichen kostensenkenden Effekte, die sich dadurch realisieren lassen, können mitunter sehr groß sein. Der erfolgreiche Einsatz setzt jedoch immer eine weitestgehend harmonisierte Datenlandschaft und funktionierende Systemschnittstellen voraus.
Gerne unterstützen wir Sie auf Ihrem Weg zum optimalen Einsatz von RPA-Technologien. Schauen Sie auch gerne auf unserer Website vorbei oder sprechen Sie uns direkt an, wenn Sie mehr über weitere digitale Lösungen erfahren wollen.
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