Ressourcenplanung im Multiprojekt-Management

Neben den ganz alltäglichen Aufgaben im Projektmanagement sorgen die aktuellen globalen Krisen wie Rohstoffknappheit, Lieferengpässe, Krieg, Pandemie, Naturkatastrophen, allgemeiner Krankenstand, Fachkräftemangel u.v.m. dafür, dass viele Planungen in (Industrialisierungs-) Projekten sehr oft über den Haufen geworfen werden. So baut sich schnell ein großer Berg an Arbeitslast auf, den man gerne als „nicht dramatisch“ ansieht. Doch gerade auf der Zielgeraden eines Projekts holen jeden Projektmanager und jedes Unternehmen die Versäumnisse aus der Vergangenheit ein und es gilt mit den knappen vorhandenen Ressourcen die gesetzten Termine zu halten.

Ein Schnell-Check der möglichen Auswirkungen der Herausforderungen für ein Projekt sollte ein Muss für jeden Projektmanager sein, insbesondere im Bereich der Ressourcen. Das bedeutet selbstverständlich Höchstleistungen für jeden Projektmanager, da das Thema komplex und viele Informationen nur sehr schwer zu beschaffen sind und im Zweifel vielen Prämissen zur Planung verwendet werden müssen.

Aber es geht noch besser: Viele (Industrialisierungs-) Projekte laufen parallel ab und haben selbstverständlich allein dadurch interne Abhängigkeiten mit entsprechenden Auswirkungen auf die Projektziele jedes einzelnen Projekts. Oftmals erlebt man gerade auf der Zielgerade von Projekten einen „Domino-Effekt“, der Auswirkungen auf mehrere Projekte hat. Dazu werden häufig dieselben Lieferanten beauftragt, die oft klein sind und weniger Kapazitäten haben. Hier ergeben sich zusätzliche Berge an Workloads, die oftmals auch mit einer Ausweitung der Arbeitszeiten nicht mehr kompensiert werden können. Werden diese Abhängigkeiten zu groß, so dass sich die Projekte gegenseitig kannibalisieren, wird es höchste Zeit für ein Multiprojektmanagement (MPM) mit integrierter Ressourcenplanung!

Als erstes empfiehlt es sich hier, die Anzahl und den Umfang der ins Tracking für das Multiprojektmanagement aufzunehmenden Projekte zu definieren. Anschließend muss eine konsistente Planung mit allen Beteiligten in Form von Interviews und Sichtung vorhandener Unterlagen erfolgen. Hierbei ist eine Betrachtung der Auswirkungen auf die eigene Business Unit und weitere Unternehmenseinheiten unabdingbar.

Im echten MPM muss man natürlich auch mal ein wenig „laut werden“ oder anschieben – es helfen aber vor allem folgende Punkte:

• Klare Projektumfänge definieren (was zählt zum MPM dazu und was nicht?)
• Klare Strukturen (wer entscheidet was und bis wann?)
• Klare Prioritäten (in welcher Reihenfolge werden die Projekte bedient?)
• Offene Kommunikation über alle Ebenen hinweg (inkl. externer Beteiligten)
• Standardisierte und leicht verständliche Dokumentation/One Pager zur Status- und Terminverfolgung, Aufgabenpläne mit Filterfunktionen
• Klare Planung aller Ressourcen (Komponenten, Dienstleistungen etc.) über die gesamte Zeitschiene
• Bewertbares und messbares Monitoring der Abarbeitung der Aufgabenpakete
• Transparentes, eindeutiges und regelmäßiges Reporting in die Entscheiderebene
• Eine gelebte Eskalationskultur

Abbildung 1: Erfolgsfaktoren im MPM

Der wichtigste Schritt im MPM ist die Definition der im Rahmen des MPM gesteuerten Projekte und deren Priorisierung. Manchmal ergeben sich durch eine gesamthafte Darstellung aller untereinandergelegten Terminpläne eigenständig die festzulegenden Prioritäten. Aufgrund von vertraglichen Feinheiten (z.B. pauschalierten Schadenersatz o.ä.) muss ein oder müssen mehrere Projekte aber höher priorisiert werden, obwohl sie terminlich später einzuordnen wären. Für diese Priorisierung braucht es ein Gremium, welches die Entscheidungen im Unternehmen kommuniziert!

Eine große Herausforderung ist es sicherlich, die Projektmanager und Teams weiter zu motivieren, die nun nach hinten rücken müssen, wenn andere Projekte höher priorisiert wurden. Der Aufwand für diese Projekte wird natürlich noch größer, da man hier z.B. technische Alternativlösungen finden oder die engen Terminpläne noch weiter straffen muss. Deshalb müssen zuarbeitende Projektmanager von Subprojekten unbedingt mit eingebunden werden und eine Kommunikation über alle Ebenen gewährleistet werden.

Da Ressourcen für gewöhnlich begrenzt sind und auch durch die Bewilligung von Sonderbudgets nicht ins Unendliche anwachsen, bedarf es einer frühzeitigen und sorgfältigen Planung der Ressourcen inkl. Maßnahmen zur Beschaffung/Beauftragung. Die beste Planung ist jedoch nichts wert, wenn alle Zwischenmeilensteine hemmungslos gerissen und keine oder zu schwache Gegenmaßnahmen beschlossen und umgesetzt werden. In diesem Fall steigt die Arbeitslast in allen Teambereichen stark an.

In dieser Betrachtung darf man auch Lieferanten nicht außer Acht lassen. Lieferanten sind organisatorisch oftmals kleiner als der Auftraggeber und verfügen eben nicht über ausreichende Kapazität in der Organisation und eine entsprechende Marktmacht, ihre Lieferanten für die Projekte positiv zu steuern. Ergo müssen auch Lieferanten mit in die Überprüfung der Kapazitäten und Ressourcen integriert, ganzheitlich eingeplant und regelmäßig getrackt werden.

Um den Fortschritt von unzähligen Einzelaktivitäten in den Projekten und im Kontext zum MPM zu monitoren, setzen wir u.a. unser TMG-Projektmanagement-Tool ein, welches wir über Jahrzehnte ständig optimiert haben, seit vielen Jahren in Projekten erfolgreich anwenden und nun in einer zusätzlichen Weiterentwicklung mit echten MPM-Features ausgestattet haben. Eine einfach abzuleitende Ressourcenplanung sowie eine – auf Knopfdruck – transparente Sicht auf alle relevanten Meilensteine im Projekt sind nun möglich.

Die Basis des TMG-Projektmanagement-Tool ist MS Project. Nach dem initialen Aufsetzen der Einzelterminpläne werden die Verantwortlichen der Aktivitäten automatisiert angeschrieben und dürfen den Status ihrer Aktivität melden. Nach erfolgter Einarbeitung in unser TMG-Projektmanagement-Tool wertet dieses dann automatisch den Fortschritt aus und visualisiert den Status der Projekte auf One Pagern mit allen relevanten Meilensteinen, die zur Zielerreichung relevant sind. Korrelationen, Abhängigkeiten und sonstige Einflüsse lassen sich so schnell erkennen und notwendige Maßnahmen sofort ableiten. So reduziert sich auch der Vorbereitungsaufwand für Projekt- und Managementmeetings.

Abbildung 2: Darstellung Meilensteinplan, Ressourcenplanung im TMG-Projektmanagement-Tool

Für eine Ressourcenplanung, sowohl in der eigenen Organisation als auch extern wie z.B. bei Lieferanten, muss immer ausgehend von dem Gewerk oder der Komponente geplant werden, welches geliefert werden muss. Hierbei ist die zentrale Planung in einer Ansicht/Datei notwendig, um Abhängigkeiten, Auswirkungen und Plausibilitäten prüfen zu können. Bei der Fertigstellung von Gewerken z.B. Software-Programmierungen etc. ist die Hinzunahme von internen Experten anzuraten, um den Aufwand korrekt bewerten zu können. Essenziell ist es auch, die unterschiedlichen Erfahrungsstände von beauftragten Fachexperten einfließen zu lassen und dementsprechende Unterscheidung der Skills der beauftragten/eingesetzten Programmierer.

Aber am Ende ist die beste Planung hinfällig, wenn Projekte nicht abgearbeitet werden. Auch hier helfen wir operativ u.a. mit unserem Shopfloor-Ansatz bei der Umsetzung!

Denn wie immer gilt: Geburtstage, Hochzeitstage, Weihnachten und einen SOP kann man nicht verschieben!

Wenn Sie Interesse an weiteren Informationen zu diesem Thema haben, können Sie sich hier unseren passenden TMG Impuls herunterladen: