Wird Ihr Unternehmen aus der Zentrale heraus effizient gesteuert?

Brauchen wir in der heutigen Welt mit digitalen Lösungen, End-to-End-Prozessen und Trends wie New Work überhaupt noch eine echte „Zentrale“ oder „Hauptverwaltung“? Eine Zentrale ist dann effizient und dazu in der Lage, schnell und effektiv auf Veränderungen zu reagieren, wenn die Organisation atmungsfähig ist, die Prozesse schlank sind und – wo möglich – digital gesteuert werden können. Dies wurde vielen Unternehmen in den letzten 18 Monaten schmerzlich bewusst. Daher gibt es für eine Reorganisation der Zentrale keine bessere Zeit als jetzt.

In heutigen Unternehmenszentralen herrschen typischerweise eine Vielzahl von Defiziten, die sich auf die Effizienz niederschlagen.

In unseren Projekten beobachten wir häufig, dass das Topmanagement nicht die Zeit hat, sich mit echten strategischen Fragestellungen zu beschäftigen, weil sie zu stark in das operative Tagesgeschäft eingebunden sind. Träge Entscheidungsprozesse, zu hohe Abstimmungsbedarfe und übermäßige Bindung von Kapazitäten für administrative Aufgaben der Zentrale sind weitere Beispiele messbarer Symptome.

Jedoch leidet nicht zuletzt auch die Belegschaft unter diesen Umständen, was sich in Überlastung und Unzufriedenheit widerspiegelt.

Die Ursachen für die Ineffizienzen sind in den meisten Fällen historisch gewachsen und vielschichtig. Sie lassen sich jedoch auf schlecht eingesetzte Ressourcen, unklare Prozesse bzw. Verantwortlichkeiten, fehlende Kompetenzen und/oder strukturelle Probleme in der Aufbauorganisation herunterbrechen.

Um solch tiefgreifende Probleme in der Organisation anzugehen, empfehlen wir einen fundierten Top-down-Ansatz. Dieser unterscheidet sich je nach Art der aktuellen bzw. geplanten Holding-Organisation. Eine tief ins operative Geschäft eingreifende, operative Holding erfordert eine andere Herangehensweise als eine Management-Holding oder gar eine durch Investoren gesteuerte Finanzholding.

WELCHES SET-UP IST DAS RICHTIGE FÜR EINE HOLDING?

Welche Ausrichtung die richtige ist, hängt von vielen Faktoren ab und ist sehr unternehmensspezifisch. Mit Blick auf einige der größten aktuellen Trends wie disruptive Geschäftsmodellinnovationen, datengestützte Prozessintelligenz und der immer größer werdenden Rolle ökologischer Gesichtspunkte spricht jedoch vieles dafür, Zentralen zu einer leistungsfähigen und effizienten Management-Holding zu entwickeln. Diese bietet optimale Möglichkeiten, sich flexibel im Spannungsfeld zwischen Effizienz und Innovation zu bewegen (s. Abbildung 1) und als Organisation nicht einzurosten.

Abb. 1: Grundsätzliche Ausrichtung des Ökosystems Holding im Spannungsfeld zwischen Effizienz und Innovation

WIE LÄSST SICH EFFIZIENZ IN EINER ZENTRALE ERREICHEN?

Abbildung 2 zeigt schematisch einen möglichen Aufbau einer effizienten Gesamtorganisation sowie eine Beschreibung der Rollen unterschiedlicher Funktionsbereiche.

Unterschiedliche Stellhebel helfen dabei, die Zentrale effizient und schlagkräftig aufzustellen. Hierbei liegt ein besonderes Augenmerk auf sauber definierten Rollen und Verantwortlichkeiten zwischen strategisch steuernden und operativen Einheiten. Während die Zentrale sich um die strategische Ausrichtung kümmert und z. B. durch zielgerichtete Zu- und Verkäufe das Unternehmensportfolio zukunftsweisend ausrichtet, definieren die Corporate-Governance-Funktionen klar definierte inhaltliche und methodische Regeln für die Geschäftseinheiten. Sie sorgen außerdem für den erforderlichen Wissenstransfer und die Hebung von Synergien zwischen den operativen Einheiten.

Abb. 2: Beispiel für Aufbau und Funktionsteilung einer effizienten Unternehmenszentrale

Um eine stärkere Entkoppelung vom operativen Geschäft sicherzustellen, müssen teilweise Kompetenzen und Funktionen aus der Zentrale in die Geschäftsbereiche integriert werden. So können diese handlungsfähig bleiben und sich optimal nach den Bedürfnissen des Marktes ausrichten.

Die effiziente Bündelung von Aufgaben übernimmt ein Shared Service Center – welche Funktionen sich dafür konkret anbieten und ob parallel ein Outsourcing/Offshoring sinnhaft ist, muss individuell je nach Unternehmen untersucht und festgelegt werden.

In vielen Unternehmen sind administrative Funktionen nach einer langen, prosperierenden Phase stark angewachsen und verursachen hohe Kosten. Gleichzeitig erzeugen zentrale Funktionen teilweise Zusatzaufwände, anstatt die operativen Bereiche mit den erforderlichen Leistungen zufriedenstellend zu unterstützen. Der Digitalisierungsgrad ist zudem in vielen Unternehmen mangelhaft und Prozesse sind nicht optimiert, wodurch teilweise unbewusst Doppelarbeit zwischen Zentrale und Geschäftseinheiten anfällt.

Aus diesem Grund ist es dringend an der Zeit, dass viele Unternehmen den Blick auf ihre Organisation richten, um Schwachstellen aufzudecken und sie zu einem dynamischen Unternehmen mit einer intelligenten und gleichzeitig effizienten Steuerstelle zu entwickeln.

Jedes Unternehmen ist ein Stück weit einzigartig und steht unterschiedlichen organisatorischen Herausforderungen gegenüber.

Gerne bringen wir unsere externe Sichtweise und Expertise ein, um Ihr spezifisches „Organisationsproblem“ anzugehen und gemeinsam getragene Lösungen zu entwickeln.

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